In jeder Branche, jedem Unternehmen und jedem Team ist die Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs. Aus diesem Grund gibt es auf monday.com mehrere Funktionen, die dazu beitragen, die ständige Wiederholung von Nachrichten in verschiedenen Kanälen zu reduzieren, Fehler durch manuelle Kommunikation zu vermeiden und Zeit zu sparen – damit du dich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren kannst.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie monday.com als zentrale Kommunikationsplattform genutzt werden kann, um die Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams und Unternehmen so effektiv wie möglich zu gestalten. Legen wir los! 🙌

 

Teams in deinem Konto erstellen

Durch die Bildung von Teams kannst du dein gesamtes Konto ordnen und organisieren. Dadurch entsteht Transparenz darüber, wer in welchem Team ist und welche Rolle jeder hat. Wir empfehlen dringend, diese Teams bei der Ersteinrichtung des Kontos zu erstellen, um die Dinge von vornherein einfach zu halten!

 

Interne Kommunikation mit deinem Team

Der Kern von monday.com besteht in der Schaffung einer transparenten, klaren Kommunikation. Die Nutzung der Spalten in den Boards selbst kann eine effektive Kommunikation durch einfache Aktionen fördern: 

• Labels der Status-Spalte

Verwende die Status-Spalte , um den Status eines Projekts oder einer Aufgabe zu aktualisieren, damit du immer einen Überblick über den aktuellen Stand hast. So können Teams mit ihren Teamleitern ohne Meetings oder Status-E-Mails kommunizieren. Zudem unterstützt sie alle Teammitglieder bei der Organisation und der Fokussierung auf ihre Aufgaben!  

 

• Festlegung von Deadlines

Das Aktivieren des Deadline-Modus im Board ist ideal, um Zielvorgaben festzulegen und für alle transparent zu machen, wann etwas erledigt werden soll. Dabei wird eine Datums- oder Zeitleistenspalte mit einer Status-Spalte im Board verknüpft, um eine visuelle Darstellung des Fälligkeitsdatums jedes Elements zu erhalten. Dies eignet sich besonders für Teamleiter und Manager, die verschiedene Projekte beaufsichtigen und ihre Ressourcen verwalten müssen! 

 

• Kommunikation der Verantwortlichkeit mit der Personen-Spalte 

Die Zuweisung von Personen zu Elementen über die Personen-Spalte ist eine gute Möglichkeit, etwas voranzutreiben und sicherzustellen, dass es erledigt wird. Wir alle wissen, wie es ist, in Meetings viel Zeit mit der Diskussion über interessante Ideen zu verbringen, aber ohne die Festlegung konkreter Aktionspunkte und die Zuweisung von Aufgaben an einzelne Mitarbeiter fallen die Dinge einfach unter den Tisch und werden nicht erledigt. 

Mit der Personen-Spalte können ganze Teams oder auch nur einzelne Mitarbeiter zugewiesen werden, um die Verantwortlichkeit und Zuständigkeit zu regeln.

 

Über bestimmte Sachverhalte kommunizieren

monday.com verfügt über nützliche Tools, die eine kontextspezifische Kommunikation zu Aufgaben oder Projekten fördern und sicherstellen, dass nichts verloren geht. Dazu zählen:

• Der Updates-Bereich

Der Updates-Bereich ist der perfekte Ort, um über ein bestimmtes Element in deinem Board zu kommunizieren. Hier kannst du Notizen, Erinnerungen und Checklisten hinzufügen oder dich einfach nur mit deinem Teammitglied, das an ein bestimmtes Element arbeitet, austauschen. Die gesamte Kommunikation wird an einem zentralen Ort verwaltet, so dass du und dein Team bei Bedarf darauf zurückgreifen können. 

 

Im Updates-Bereich kannst du sogar Dateien und Dokumente anhängen, um sicherzugehen, dass sie alle an der richtigen Stelle abgelegt werden. So sparst du dir die Suche in Hunderten von E-Mails, um die Datei zu finden, die du deinem Kollegen vor ein paar Monaten geschickt hast!

 

• Notizen in der Status-Spalte

Mit den Notizen in der Status-Spalte kannst du eine zusätzliche Informationsebene zu einem bestimmten Status hinzufügen. Dies ist besonders hilfreich, wenn du auf etwas Bestimmtes hinweisen, eine wichtige Anmerkung machen oder sogar den Mitarbeiter markieren möchtest, der deine Arbeit überprüfen oder genehmigen soll.  

  

Kommunikation auf übergeordneter Ebene 

Manchmal muss man mit seinen Kollegen und Teammitgliedern nicht über ein bestimmtes Projekt, sondern über ein allgemeines Thema kommunizieren. Mit monday.com ist dies auf vielfältige Weise möglich, so dass man keine langen E-Mail-Threads mehr verfolgen muss und alles an einem  zentralen Ort für eine bessere Zusammenarbeit zu finden ist.

 

• Hinzufügen der Gruppe „Allgemein“ im oberen Bereich jedes Boards

Wir fügen im oberen Bereich all unserer Boards gerne eine Gruppe mit dem Titel „Allgemein“ ein, in der wir unsere Richtlinien, wichtige Aktualisierungen, Prozesse und alles andere, was intern besprochen werden muss, sich aber nicht auf ein bestimmtes Projekt bezieht, ablegen.

Durch das Hinzufügen einer Aktualisierung zu einem der Elemente in dieser Gruppe kannst du und dein Team allgemeinere Ideen und Konzepte miteinander besprechen, aber trotzdem davon profitieren, dass sie in den Kontext der entsprechenden Boards gestellt werden.

 

• Erstellen ganzer Boards für Diskussionen und Fragen

Die Erstellung spezieller Boards für Diskussionen, Dokumente und Fragen ist eine weitere Möglichkeit, die Kommunikation innerhalb der Plattform zu fördern und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.  Diese Option eignet sich hervorragend für die abteilungsübergreifende Kommunikation, bei der jede Gruppe als eine andere Abteilung agieren kann und die als Forum für Fragen, den Austausch von Informationen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen dient.

 

• Workdocs für Brainstorming im Team verwenden

Workdocs von monday.com ist ein zentraler Ort für dich und dein Team, um zusammenzuarbeiten, zu brainstormen, zu planen und etwas auszuführen. Das macht es zur perfekten Plattform für die Kommunikation mit deinem Team! Nutze Workdocs, um Projektpläne zu erstellen, Notizen zu Meetings zu machen, gemeinsam mit deinem Team Ideen zu entwickeln und vieles mehr. 🙌

 

Benachrichtigung von Teammitgliedern

monday.com verfügt über verschiedene Arten von Benachrichtigungen, wenn Aktionen in deinen Boards durchgeführt wurden, um alle auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Im Folgenden findest du einige Benachrichtigungen, die du nutzen kannst, um die manuelle Arbeit bei der Benachrichtigung von Teammitgliedern zu reduzieren:

 

• Benachrichtigungen (Glockensymbol)

Benachrichtigungen (Glockensymbol) werden jeden Benutzer informieren, wenn eine für ihn relevante Aktion stattgefunden hat. Dazu gehören die Zuweisung zu einem Element, die Erwähnung in einer Aktualisierung oder die Antwort auf eine Aktualisierung, die Erwähnung als Teil eines Teams, das Abonnieren von Elementen und mehr.

 

• E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen werden ebenfalls standardmäßig angezeigt und benachrichtigen die Benutzer über dieselben Aktionen, zu denen auch die Benachrichtigungen (Glockensymbol) in ihrem persönlichen E-Mail-Posteingang (statt auf monday.com) gehören.

 

• Automatisierte Benachrichtigungen

Mithilfe von Automatisierungen kannst du die Benachrichtigungen, die du und deine Teammitglieder per Glockensymbol oder E-Mail erhälst, automatisieren, erweitern und anpassen! Wir bieten viele vordefinierte Formeln für Benachrichtigungsautomatisierungen an, die du verwenden kannst, oder du kannst deine ganz eigene Formel anpassen. 

Eine Automatisierungsformel, die wir häufig zur Unterstützung der Kommunikation verwenden, lautet „Wenn sich der Status ändert, benachrichtige jemanden“. Dies kann eine wirklich gute Möglichkeit sein, den Fortschritt eines Elements automatisch an das entsprechende Teammitglied zu kommunizieren!

 

• Erweiterung der internen Kommunikation mit Slack-Integration

Durch die Integration von monday.com in Slack kannst du sofortige, individuelle Benachrichtigungen an deine Teammitglieder senden, die auf von dir festgelegte Trigger basieren, um die Kommunikation weiter zu straffen! So kannst du sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen, da monday.com die Kommunikation automatisch für dich übernimmt.

 

Externe Kommunikation

Wir haben die verschiedenen Möglichkeiten erwähnt, wie dein gesamtes Unternehmen intern kommunizieren kann, aber was ist mit deinen Kunden, Freelancern und externen Anbietern, mit denen du regelmäßig kommunizieren musst?

Durch unsere E-Mail-Integrationen ist sichergestellt, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind und miteinander synchronisiert werden können, ohne dass täglich mehrere E-Mails verschickt werden müssen. 

Und so gehts! Beginne noch heute, mit monday.com besser zu kommunizieren!

 

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!