Wie können wir dir helfen?

Das Arbeitslast-Widget

Die Arbeitslastansicht ist eine tolle Möglichkeit, um die Aufteilung der Arbeit auf dein Team sowie die bevorstehenden Termine für die jeweiligen Aufgaben an einem Ort anzuzeigen. Falls nötig, kannst du Deadlines jederzeit neu zuweisen oder ändern, um sicherzustellen, dass alle mit der Menge an Aufgaben, die sie innerhalb dieses Zeitrahmens erledigen können, im vorgegebenen Zeitrahmen bleiben. Mit unserem Arbeitslast-Widget erhältst du diese Informationen nun von mehreren Boards, um sicherzustellen, dass dein Team auf Erfolgskurs ist. Dieses Widget ist einfach unerlässlich, um deinen Workflow zu verbessern! Lies weiter, um mehr darüber zu erfahren. 

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Hinweis: Diese Funktion ist nur in unseren Pro- und Enterprise-Paketen verfügbar

 

Legen wir also los!

Um die Arbeitsbelastung deiner Teammitglieder zu messen, solltest du sicherstellen, dass dein Board die folgenden Spalten enthält: 

  • Eine Personenspalte 
  • Eine Personen- oder Zeitleistenspalte 

Falls du allerdings andere Ressourcen messen möchtest, wie z. B. Versammlungsräume, Fabrikmaschinen, Handwerkzeuge, Kameras - was immer du willst - kannst du die Statusspalte benutzen!

Eine weitere wichtige Einstellung ist das Wochenende. Du kannst die Wochenenden entweder als Arbeitstage zählen oder sie von den Arbeitstage ausschließen. Diese Einstellung kannst du im Admin-Bereich deines Kontos anpassen. Sieh dir diesen Artikel an, um mehr darüber zu erfahren. 

 

Hinzufügen des Arbeitspensum-Widgets

Klicke einfach auf „Neu hinzufügen” oben auf der Dashboard-Seite, klicke auf „Mehr” und füge „Arbeitslast” hinzu, wie unten gezeigt: 

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Klicke nach dem Hinzufügen auf das Zahnrad, um mit dem Anpassen zu beginnen!

 

Einrichten des Widgets

Schritt 1: Boards auswählen

Zunächst musst du die Boards auswählen, aus denen du die Informationen abrufen willst. Denke daran, alle relevanten Boards auszuwählen, denen deine Teammitglieder zugewiesen sind, um sicherzustellen, dass du den Umfang aller Teamaufgaben aus allen Projekten siehst. 

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Schritt 2 - Wähle die Gruppen

Jetzt kannst du die Gruppen auswählen, von denen du Informationen abrufen möchtest.

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Schritt 3 - Wähle die Zeitspalte

Da dieses Widget alle Elemente prüft, die einer Person über einen bestimmten Zeitraum zugewiesen wurden, musst du Boards auswählen, die entweder eine Datums- oder eine Zeitleistenspalte enthalten. 

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Wenn dein Board keine dieser Spalten hat, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Du kannst problemlos eine Datums- / Zeitleistenspalte hinzufügen und dann mit der Planung fortfahren. 

Als Nächstes kannst du auswählen, ob du eine Aufschlüsselung der Elemente oder Unterelemente in deinem Board sehen möchtest! Im folgenden Beispiel haben wir „Unterelemente“ ausgewählt, und unser Widget zeigt nun nur noch die Unterelemente auf unserem Board an.  

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Schritt 4 - Wähle den Ressourcentyp

Nun musst du auswählen, welcher Ressourcentyp von jeder Karte im Arbeitspensum dargestellt werden soll. Der Ressourcentyp kann eine Personenspalte, eine Statusspalte, eine Gruppe oder ein Board sein! Dadurch wird bestimmt, nach welchen Parametern wir das Arbeitspensum aufgeteilt sehen. Im Beispiel unten haben wir die Personenspalte gewählt, so dass wir unsere Aufgaben unter unseren Teammitgliedern aufgeteilt sehen (aufgelistet im linken Bereich unseres Widgets). Dies entspricht der Y-Achse in einem Diagramm, während die Aufgaben die X-Achse darstellen. 

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Schritt 5 - Aufwand und Kapazität wählen

Die Daten können auf zwei Arten angezeigt werden: Element zählen und Aufwand. 

  • Element zählen

Wenn du „Elemente zählen“ auswählst, wird jedes Element, das dieser Person zugewiesen wurde, als 1 gezählt und auf dem Board angezeigt. 

  • Aufwand

Manchmal erfordern unsere Aufgaben mehr Aufwand oder sind höher gewichtet als andere Aufgaben. Diese Einstellung funktioniert sowohl mit Zahlen- als auch Formelspalten. In diesem Beispiel verwenden wir unsere Zahlenspalte, die die Zeitschätzung darstellt, die zum Abschließen der einzelnen Aufgaben erforderlich ist. 

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Nehmen wir an, Julia wurde ein Element zugewiesen und das dauert 7 Stunden. Lea wurden 5 Elemente zugewiesen, je jeweils 0,5 Stunden dauern. Somit beträgt Julias Gesamtaufwand 7 Stunden und Leas 2,5 Stunden.  

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Wenn mehr als eine Person an einer Aufgabe arbeitet, können wir uns anzeigen lassen, wie sie die Arbeit untereinander „aufteilen“. Wir können zwischen „Aufteilen“, bei dem der Aufwand gleichmäßig auf die Partner verteilt wird, und „Summe“, bei dem jeder der Partner die Gesamtstundenzahl für das Projekt erhält, umschalten.

In dem Beispiel unten haben wir „Aufteilen“ gewählt, weil Kayla und Ariel die vier Stunden, die für dieses Projekt vorgesehen sind, gleichmäßig in zwei teilen werden. In der Ansicht können wir sehen, dass ihnen jeweils 2 Stunden für dieses Projekt zugewiesen wurden. Falls Kayla und Ariel zusammen an dem Projekt arbeiten würden, und sie würden beide 4 Stunden verbringen, würden wir „Summe“ wählen, und wir würden alle 4 Stunden sowohl in Kayla's als auch in Ariel's Arbeitsaufwand sehen. 

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  • Wöchentliche Kapazität

Anschließend kannst du eine wöchentliche Kapazität für das gesamte Team auswählen. Das gibt an, wie viele Stunden das Team in dieser Woche an diesen Aufgaben arbeiten soll. In unserem Beispiel legen wir die Wochenkapazität auf 5 Stunden fest.

Wenn der Kalender des Widgets nach Wochen angezeigt wird, stellen die Farben der Kreise die von dir eingestellte Kapazität dar. Wenn du den Kalender auf Tage umstellst, wird die Kapazität gleichmäßig auf die fünf Arbeitstage der Woche aufgeteilt. Mit anderen Worten: Die wöchentliche Kapazität von 5 wird durch 5 geteilt und erscheint als 1 Stunde pro Wochentag.

Ebenso wird deine wöchentliche Kapazität von 5 mit 4 Wochen pro Monat multipliziert, was eine monatliche Kapazität von 20 ergibt. Dies sollte deine geplante wöchentliche Kapazität widerspiegeln, kann aber auch falsch sein. Daher ist es wichtig, dies im Hinterkopf zu behalten. 

 

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  • Kapazität pro Person

 Du kannst auch eine Kapazität pro Person festlegen, indem du auf „Kapazität pro Person bearbeiten” klickst, wie unten gezeigt:

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Dann kannst du eine Kapazität für jede Person festlegen. 

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Erläuterung der Farben 

🔵 Blaue Blase: Die Person liegt unterhalb des maximalen Aufwands. Du kannst weitere Aufgaben zuweisen!

✔️Blaue Blase mit Häkchen: Die wöchentliche Kapazität wurde erreicht!

🔴 Rote Blase: Die Person hat den festgelegten Grenzwert der wöchentlichen Kapazität überschritten.

Du kannst das Arbeitspensum des Teams nach Tagen, Wochen oder Monaten anzeigen.

 

Zuteilung von Ressourcen

Schauen wir uns einen Anwendungsfall an, bei dem wir eher die Verteilung der Ressourcen deines Unternehmens als den Aufwand unserer Teammitglieder bewerten wollen. Das untenstehende Board hilft uns dabei, alle Lieferungen unseres Unternehmens zu koordinieren. Jedes Element ist eine Lieferung, die erledigt werden muss, und wird einem Fahrer (über die Personen-Spalte) und einem Fahrzeug (über eine Status-Spalte) zugewiesen. Das Datum der Lieferung wird zugewiesen, und die Dauer der Fahrt sowie die Fahrstrecke werden in einer Zahlenspalte angezeigt. 

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Wir wollen sicherstellen, dass keines unserer Fahrzeuge das wöchentliche Limit von 1200 km Fahrstrecke überschreitet. Wir können unsere Arbeitspensum-Widget so einstellen, dass es uns genau das anzeigt! Zuerst wählen wir die Statusspalte für unser Fahrzeug als Ressourcentyp aus, und dann können wir „Arbeitspensum hinzufügen“ auswählen. Wir möchten unsere Anstrengung anhand unserer Zahlenspalte „Reisestrecke“ definieren.

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Jetzt können wir „1200“ als „Wochenkapazität“ im Feld darunter einstellen:

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Unser Widget zeigt uns nun all unsere Fahrzeuge, die im linken Bereich aufgelistet sind, und zu deren Rechten können wir sehen, wie viele Kilometer sie jeden Tag der Woche fahren sollen. Wir können sehen, dass unser Ford am 13. sein Limit überschreiten wird, also können wir stattdessen ein anderes Fahrzeug für diese Lieferung einplanen!

 

Dein Widget filtern

Du kannst erweiterte Filter verwenden, um die gewünschten Informationen zu finden. Klicke in deinem Arbeitspensum-Widget auf das Filter-Symbol wie folgt:

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Nehmen wir an, wir möchten alle Aufgaben sehen, die „Blockiert” oder „Überfällig” sind, um die Arbeitslast des Teams zu erkennen und sicherzustellen, dass wir das Projekt erfolgreich abschließen können. 

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Dadurch werden alle Aufgaben angezeigt, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben UND deren Status „Blockiert” ist. So sehen wir, wo Probleme bestehen, und können entsprechende Änderungen vornehmen. Du kannst deine Ansicht sogar speichern, indem du in der rechten oberen Ecke auf „Speichern” klickst.

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Detaillierte Auflistung

Wenn du dir die Aufgaben eines Teams genauer ansehen willst, kannst du auf einen der Kreise klicken und die für diesen Zeitraum aufgelisteten Aufgaben anzeigen. Falls erforderlich, kannst du die Fälligkeitsdaten ändern oder Aufgaben neu zuweisen.

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Falls du Daten aus einer Spalte der Zeitleiste verwendest und Meilensteine gesetzt hast, siehst du diese in der Aufgabenaufteilung unter jedem Kreis! Meilensteine erscheinen in Form eines Diamanten, damit du sie leichter identifizieren kannst!

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So bleibt dein Team auf Kurs und arbeitet im Rahmen seiner Möglichkeiten. 

 

 

 

Hast du Fragen? Dann wende dich an support@monday.com , wir helfe dir gerne weiter :)