Wie können wir dir helfen?

Das Arbeitslast-Widget

The Workload View is a great way to see how your team's work is divided and the upcoming timeline for everyone's tasks in one place. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure everyone stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. With our workload widget, you can now have these insights from multiple boards in order to make sure your team is set for success. This widget is a must-have to enhance your workflow! Keep reading to learn how it works. 

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Hinweis: Diese Funktion ist nur in unseren Pro- und Enterprise-Paketen verfügbar

 

Legen wir also los!

Um die Arbeitsbelastung deiner Teammitglieder zu messen, solltest du sicherstellen, dass dein Board die folgenden Spalten enthält: 

  • Eine Personenspalte 
  • Eine Personen- oder Zeitleistenspalte 

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Eine weitere wichtige Einstellung ist das Wochenende. Du kannst die Wochenenden entweder als Arbeitstage zählen oder sie von den Arbeitstage ausschließen. Diese Einstellung kannst du im Admin-Bereich deines Kontos anpassen. Sieh dir diesen Artikel an, um mehr darüber zu erfahren. 

 

How to add the Workload Widget

Klicke einfach auf „Neu hinzufügen” oben auf der Dashboard-Seite, klicke auf „Mehr” und füge „Arbeitslast” hinzu, wie unten gezeigt: 

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Klicke nach dem Hinzufügen auf das Zahnrad, um mit dem Anpassen zu beginnen!

 

Einrichten des Widgets

Schritt 1: Boards auswählen

First, you will need to choose the boards that you're interested in pulling information from. It is important to remember to choose all the relevant boards in which your team members are assigned, in order to make sure you see the workload of the entire team's tasks across all of their projects. 

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Step 2 - Choose the groups

Now, you can choose the groups that you're interested in pulling information from.

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Step 3 - Pick the Time Column

Da dieses Widget alle Elemente prüft, die einer Person über einen bestimmten Zeitraum zugewiesen wurden, musst du Boards auswählen, die entweder eine Datums- oder eine Zeitleistenspalte enthalten. 

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Wenn dein Board keine dieser Spalten hat, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Du kannst problemlos eine Datums- / Zeitleistenspalte hinzufügen und dann mit der Planung fortfahren. 

Next, you can choose whether you want to see a breakdown of the items or sub-items in your board! In the example below, we've selected "Sub items", and our widget now displays only the sub-items on our board.  

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Step 4 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type from each board you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, group, or board! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

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Step 5 - Choose Effort and Capacity

Die Daten können auf zwei Arten angezeigt werden: Element zählen und Aufwand. 

  • Element zählen

Wenn du „Elemente zählen“ auswählst, wird jedes Element, das dieser Person zugewiesen wurde, als 1 gezählt und auf dem Board angezeigt. 

  • Aufwand

Sometimes, some of our tasks require more effort or carry more weight than other tasks. This setting works with both a Numbers or Formula Column. In this example, we are using our Numbers Column, which represents the time estimation it takes to complete each task. 

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Nehmen wir an, Julia wurde ein Element zugewiesen und das dauert 7 Stunden. Lea wurden 5 Elemente zugewiesen, je jeweils 0,5 Stunden dauern. Somit beträgt Julias Gesamtaufwand 7 Stunden und Leas 2,5 Stunden.  

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When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes.

In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

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  • Wöchentliche Kapazität

Anschließend kannst du eine wöchentliche Kapazität für das gesamte Team auswählen. Das gibt an, wie viele Stunden das Team in dieser Woche an diesen Aufgaben arbeiten soll. In unserem Beispiel legen wir die Wochenkapazität auf 10 Stunden fest. 

  • Kapazität pro Person

 Du kannst auch eine Kapazität pro Person festlegen, indem du auf „Kapazität pro Person bearbeiten” klickst, wie unten gezeigt:

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You will then be able to define the capacity for each person. 

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Erläuterung der Farben 

🔵 Blaue Blase: Die Person liegt unterhalb des maximalen Aufwands. Du kannst weitere Aufgaben zuweisen!

✔️Blaue Blase mit Häkchen: Die wöchentliche Kapazität wurde erreicht!

🔴 Rote Blase: Die Person hat den festgelegten Grenzwert der wöchentlichen Kapazität überschritten.

Du kannst das Arbeitspensum des Teams nach Tagen, Wochen oder Monaten anzeigen.

 

Zuteilung von Ressourcen

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

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We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload Widget to show us exactly that! First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column.

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Now, we can set "1200" as the "Weekly Capacity" in the field below:

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Now, our widget is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

 

Arbeitsstatus 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload Widget also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

Im folgenden Beispiel ist Kayla für eine Lieferung am 15. Juli vorgesehen. Auch wenn sie ihre täglich festgelegte Kapazität nicht überschritten hat, ist die Blase für diesen Tag rot geworden, was darauf hinweist, dass es ein Problem gibt. Wenn wir über der Blase schweben, können wir sehen, dass Kayla ihren Arbeitsstatus vom 15. Juli bis zum 15. Juli auf OOO (Out of Office) gesetzt hat. Jetzt wissen wir, dass wir diese Lieferung einem unserer anderen Fahrer neu zuweisen müssen!

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Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

Dein Widget filtern

You can filter to find the information you need by using the advanced filters. On your workload widget, click on the filter icon as below:

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Nehmen wir an, wir möchten alle Aufgaben sehen, die „Blockiert” oder „Überfällig” sind, um die Arbeitslast des Teams zu erkennen und sicherzustellen, dass wir das Projekt erfolgreich abschließen können. 

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Dadurch werden alle Aufgaben angezeigt, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben UND deren Status „Blockiert” ist. So sehen wir, wo Probleme bestehen, und können entsprechende Änderungen vornehmen. Du kannst deine Ansicht sogar speichern, indem du in der rechten oberen Ecke auf „Speichern” klickst.

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Detaillierte Auflistung

Wenn du dir die Aufgaben eines Teams genauer ansehen willst, kannst du auf einen der Kreise klicken und die für diesen Zeitraum aufgelisteten Aufgaben anzeigen. Falls erforderlich, kannst du die Fälligkeitsdaten ändern oder Aufgaben neu zuweisen.

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Falls du Daten aus einer Spalte der Zeitleiste verwendest und Meilensteine gesetzt hast, siehst du diese in der Aufgabenaufteilung unter jedem Kreis! Meilensteine erscheinen in Form eines Diamanten, damit du sie leichter identifizieren kannst!

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So bleibt dein Team auf Kurs und arbeitet im Rahmen seiner Möglichkeiten. 

 

 

 

Hast du Fragen? Dann wende dich an support@monday.com , wir helfe dir gerne weiter :)