Wie können wir dir helfen?

Das Arbeitslast-Widget

Die Arbeitslastansicht ist eine tolle Möglichkeit, um die Aufteilung der Arbeit auf dein Team sowie die bevorstehenden Termine für die jeweiligen Aufgaben an einem Ort anzuzeigen. Bei Bedarf kannst Fälligkeitstermine immer neu zuweisen oder ändern, um sicherzustellen, dass jeder die Arbeit zugewiesen bekommen hat, die er innerhalb des Zeitrahmens erledigen kann. Mit unserem Arbeitslast-Widget erhältst du diese Informationen nun von mehreren Boards, um sicherzustellen, dass dein Team auf Erfolgskurs ist. Dieses Widget ist einfach unerlässlich, wenn du deinen Workflow verbessern willst! Lies weiter, um mehr darüber zu erfahren. 

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Hinweis: Diese Funktion ist nur in unseren Pro- und Enterprise-Paketen verfügbar

 

Legen wir also los!

Vergewissere dich zunächst, dass deine Boards die folgenden Spalten enthalten: 

  • Eine Personenspalte 
  • Eine Personen- oder Zeitleistenspalte 

Eine weitere wichtige Einstellung ist das Wochenende. Du kannst die Wochenenden entweder als Arbeitstage zählen oder sie von den Arbeitstage ausschließen. Diese Einstellung kannst du im Admin-Bereich deines Kontos anpassen. Sieh dir diesen Artikel an, um mehr darüber zu erfahren. 

 

Wie kann das Arbeitslast-Widget hinzugefügt werden? 

Klicke einfach auf „Neu hinzufügen” oben auf der Dashboard-Seite, klicke auf „Mehr” und füge „Arbeitslast” hinzu, wie unten gezeigt: 

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Klicke nach dem Hinzufügen auf das Zahnrad, um mit dem Anpassen zu beginnen!

 

Einrichten des Widgets

Schritt 1: Boards auswählen

Zunächst musst du die Boards auswählen, aus denen du die Informationen abrufen willst. Denke daran, alle relevanten Boards auszuwählen, denen deine Teammitglieder zugewiesen sind, um sicherzustellen, dass du den Umfang aller Teamaufgaben aus allen Projekten siehst. 

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Schritt 2: Die Zeitspalte auswählen

Da dieses Widget alle Elemente prüft, die einer Person über einen bestimmten Zeitraum zugewiesen wurden, musst du Boards auswählen, die entweder eine Datums- oder eine Zeitleistenspalte enthalten. 

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Wenn dein Board keine dieser Spalten hat, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Du kannst problemlos eine Datums- / Zeitleistenspalte hinzufügen und dann mit der Planung fortfahren. 

 

Schritt 3: Die Personenspalte auswählen

Jetzt musst du auswählen, welche Personenspalte von jedem Board auf dem Board repräsentiert werden soll. Das wirkt sich auf die Aufgaben aus, die neben dem Namen jeder Person angezeigt werden. 

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Hinweis:  Wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, dass du in deinem Board eine benötigte Spalte nicht hast, musst du eventuell den Typ der Personenspalte im Original-Board in der Personenspalte ändern. 
 

 

Schritt 4: Aufwand und Kapazität auswählen

Die Daten können auf zwei Arten angezeigt werden: Element zählen und Aufwand. 

  • Element zählen

Wenn du „Elemente zählen“ auswählst, wird jedes Element, das dieser Person zugewiesen wurde, als 1 gezählt und auf dem Board angezeigt. 

  • Aufwand

Manchmal erfordern unsere Aufgaben mehr Aufwand oder sind höher gewichtet als andere Aufgaben. Diese Einstellung funktioniert sowohl mit Zahlen- als auch Formelspalten. In unserem Anwendungsfall verwenden wir unsere Zahlenspalte, die für die Zeitschätzung für jede Aufgabe steht.

Nehmen wir an, Julia wurde ein Element zugewiesen und das dauert 7 Stunden. Lea wurden 5 Elemente zugewiesen, je jeweils 0,5 Stunden dauern. Somit beträgt Julias Gesamtaufwand 7 Stunden und Leas 2,5 Stunden.  

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  • Wöchentliche Kapazität

Anschließend kannst du eine wöchentliche Kapazität für das gesamte Team auswählen. Das gibt an, wie viele Stunden das Team in dieser Woche an diesen Aufgaben arbeiten soll. In unserem Beispiel legen wir die Wochenkapazität auf 10 Stunden fest. 

  • Kapazität pro Person

 Du kannst auch eine Kapazität pro Person festlegen, indem du auf „Kapazität pro Person bearbeiten” klickst, wie unten gezeigt:

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Dann kannst du eine Kapazität für jede Person festlegen. 

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Schritt 5:  Deine Gruppen wählen

Du kannst wählen, von welcher speziellen Gruppe jedes Boards Werte angezeigt werden sollen. In diesem Beispiel wollen wir alle Gruppen aus allen Boards sehen: 

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Nun kannst du alle Aufgaben von mehreren Boards für jedes Teammitglied in einem bestimmten Zeitraum sehen.

 

Erläuterung der Farben 

🔵 Blaue Blase: Die Person liegt unterhalb des maximalen Aufwands. Du kannst weitere Aufgaben zuweisen!

✔️Blaue Blase mit Häkchen: Die wöchentliche Kapazität wurde erreicht!

🔴 Rote Blase: Die Person hat den festgelegten Grenzwert der wöchentlichen Kapazität überschritten.

Du kannst den Arbeitsumfang des Teams nach Tagen, Wochen oder Monaten anzeigen.

 

Dein Widget filtern

Du kannst erweiterte Filter verwenden, um die gewünschten Informationen zu finden. Klicke in deinem Umfang-Widget auf das Filtersymbol, wie unten gezeigt:

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Nehmen wir an, wir möchten alle Aufgaben sehen, die „Blockiert” oder „Überfällig” sind, um die Arbeitslast des Teams zu erkennen und sicherzustellen, dass wir das Projekt erfolgreich abschließen können. 

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Dadurch werden alle Aufgaben angezeigt, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben UND deren Status „Blockiert” ist. So sehen wir, wo Probleme bestehen, und können entsprechende Änderungen vornehmen. Du kannst deine Ansicht sogar speichern, indem du in der rechten oberen Ecke auf „Speichern” klickst.

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Detaillierte Auflistung

Wenn du dir die Aufgaben eines Teams genauer ansehen willst, kannst du auf einen der Kreise klicken und die für diesen Zeitraum aufgelisteten Aufgaben anzeigen. Falls erforderlich, kannst du die Fälligkeitsdaten ändern oder Aufgaben neu zuweisen.

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So bleibt dein Team auf Kurs und arbeitet im Rahmen seiner Möglichkeiten. 

Hast du Fragen? Dann wende dich an [email protected] , wir helfe dir gerne weiter :)