Wie können wir dir helfen?

Arbeitsaufträge einfach mit monday.com verwalten

In einem erfolgreichen Unternehmen arbeiten viele Teams und Abteilungen miteinander. Effiziente Kommunikation ist dabei das A und O.

Mit monday.com kann man alle Arbeitsaufträge einfach verwalten, da Teams auf die Anfragen von anderen Teams in der Organisation antworten. Die Vielfältigkeit und Flexibilität der Plattform macht sie für viele unterschiedliche Workflows einsetzbar.  

 

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Worum geht es eigentlich genau?

Die Features sind sehr hilfreich für alle möglich Teams, wie Operations Teams, die ständig Anfragen für Büromaterialien und das Buchen von Konferenzräumen bekommen, die IT, die alle Anfragen und die Wartung verwaltet, HR und Manager, die mit Urlaubsplänen jonglieren, sowie Design Teams, die Anfragen vom Marketing, dem Vertrieb und anderen Teams erhalten, um Inhalte für verschiedene Zwecke zu erstellen. 

 

Warum ist es nützlich?

Indem man nur einem Hub hat, in dem alle diese Anfragen verwaltet werden, können alle Teams ihre Workflows optimieren und transparent mit den Stakeholders kommunizieren. So wird Arbeit schlicht effektiver!😎

Dieser Artikel konzentriert sich auf kreative Anfragen, die von Design Teams, Marketing Teams, dem Vertrieb und Kunden-Support-Teams verwendet werden. 

 

Erstelle dein Board

Um loszulegen, solltest du zunächst ein Board erstellen. Mit diesem Board behältst du einen Überblick über alle Anfragen und du kannst deine Kollegen einladen, Anfragen auf dem Board zu erstellen.

 

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Um sicherzustellen, dass das Board dem Prozessmanagement des kreativen Teams dient, kannst du die Statusspalten einrichten, damit sie die einzelnen Phasen reflektieren. Du kannst eine Linkspalte hinzufügen, die zu anderen Ressourcen verlinkt und Datumspalten, um Fälligkeitsdaten oder andere Daten anzuzeigen. Infos zu allen anderen nützlichen Spalten findest du hier.

Wenn du die Basis für dein Board erstellt hast, einschließlich aller Spalten, kannst du dein Board in ein Formular umwandeln, um es an alle zu versenden, die Anfragen erstellen möchten. 

 

Verwandle dein Board in ein teilbares Formular

Mit nur einem Klick kannst du dein Board zu einem teilbaren Formular machen. So können Teammitglieder oder externe Personen Anfragen stellen. Sie können diese dann an einem zentralisierten Ort überprüfen und verwalten.

  • Erstelle dein Formular

Um eine Formularansicht hinzuzufügen, klicke auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Haupttabelle“ oben links auf deinem Board. Klicke auf „Formular“:

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In dem Formular wird jede Spalte auf dem Board zu einer Frage. Einige Fragen brauchen die Anfragenden nicht beantworten? Dann kannst du diese Ansicht deaktivieren und sie nur für den internen Gebrauch nutzen. 

 

  • Einstellungen anpassen

Du kannst außerdem dein Logo anpassen, die Farbe ändern und gewisse Fragen als obligatorisch markieren, damit du den Antworten nicht hinterherlaufen musst.

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Mit jeder neuen Anfrage auf dem Formular wird ein neues Element auf deinem Board erstellt.

 

Automatisiere deine Workflows und spare Zeit! 

Sobald eine neue Anfrage hinzugefügt wurde, kannst du diese automatisch an die Teammitglieder zuweisen. So hast du immer einen guten Überblick über alle Anfragen, ohne das Board überprüfen zu müssen. 

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Du kannst auch Erinnerungs-Automatisierungen erstellen, basierend auf Deadlines und Fälligkeitsdaten, damit dir nie etwas entgeht. Sprich du brauchst Erinnerungen nicht mehr manuell zu erstellen!

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Um eine Automatisierung hinzuzufügen, gehe zu dem Automatisierungssymbol oben auf dem Board und wähle eine Automatisierung aus. 

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Mehr über die verfügbaren Automatisierungen erfährst du hier.

 

Aktualisierungen einfach mit Integrationen kommunizieren

Indem wir unser Board mit Integrationen spicken, können wir sicherstellen, dass unsere Kommunikation mit externen Organisationen, die Anfragen gestellt haben und die aktualisiert werden müssen, immer transparent bleibt. Durch Integrationen wie Gmail können wir Kollegen und Externe immer über den Status der Anfragen auf dem Laufenden halten, sowie wer für sie verantwortlich ist welche Aktualisierungen es gibt.

Um eine Integration hinzuzufügen, gehe zu dem Integrationssymbol oben auf dem Board und wähle eine Integration aus. 

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Genau wie bei den Automatisierungen kannst du eine Formel auswählen und sie anpassen. Diese Integrationsformel benachrichtigt den Anfragenden per E-Mail, wenn der Status auf Fertig oder einen anderen relevanten Status gesetzt wird.

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Denke daran, dass du eine Spalte mit einer E-Mail-Adresse brauchst, damit dies funktioniert. So wissen nicht nur alle Anfragenden, wie es um ihre Anfrage steht, sondern informiert auch alle Kollegen über Aktualisierungen.

Hier erfährst du mehr über alle verfügbaren Integrationen.

 

Einfache Suche mit Boardfiltern

Dein Board verfügt über viele Informationen und du möchtest diese wahrscheinlich filtern, um zu sehen, wer im Team eine neue Anfrage übernehmen kann, welche Anfragen am dringendsten sind und welche Anfragen abgeschlossen sind.

Du kannst auch mehr als einen Filter anwenden, um etwas tiefergreifend zu analysieren. Dies kannst du mit den grundlegenden und erweiterten Filtern tun:

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Verlinke dein Anfragen-Board mit deinem Aufgaben-Board und organisiere dein Arbeitspensum!

Während dein Team mit dem Anfragen-Board alle neuen Anfragen verwalten kann, haben alle Teammitglieder möglicherweise ihre eigenen Boards, um individuelle Prozesse und Projekte zu managen. Die Verlinkung dieser Boards schafft Transparenz und Zuverlässigkeit.

Du kannst dies über die Spalte Boards verbinden tun und dann jede Aufgabe deines individuellen Boards mit dem entsprechenden Projekt auf dem Anfragen-Board verlinken.

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Wenn du den Link von dem persönlichen Board öffnest, erscheint eine Puls-Karte mit allen Details des verlinkten Boards. So kannst du zwischen den Boards hin- und herwechseln, um Änderungen zu machen.

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Tipp: Füge die Spiegelspalte hinzu, um die Info von deinem Anfragen-Board auf deinem persönlichen Board widerzuspiegeln

 

Verwende Diagramm-Ansichten für Berichte über deine Anfragen

Du kannst deinen Boards Diagramm-Ansichten hinzufügen, um deine Daten visuell darzustellen.Dies ist hilfreich, wenn du Trends einsehen möchtest, das Arbeitspensum deiner Kollegen managen möchtest oder die Anfragetypen verstehen möchtest.

Dies erfolgt auf ähnliche Weise, wie das Hinzufügen der Formularansicht. 

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Um Trends auf anderen Boards zu verstehen, kannst du das Diagramm-Widget auf dem Dashboard verwenden.


So einfach ist die Verwaltung von Anfragen mit monday.com!  🎉

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!

 

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