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So funktioniert GTD mit monday.com

Die GTD-Methode (Getting Things Done) kann dir eine ideale Möglichkeit bieten, deine Gedanken und Aufgaben zu verwalten.Und es lässt sich in vier Schritten ganz einfach in deinen monday.com-Workflow integrieren.

Dieser Leitfaden gibt einen Überblick darüber, was GTD ist, wie du es auf der Plattform verwenden kannst und was es in der Praxis bedeutet.

 

Was ist GTD?

GTD ist eine Zeitmanagementmethode, die vom Produktivitätsberater David Allen entwickelt wurde.Es ist der Prozess, geplante Aufgaben und Projekte aus dem Kopf zu verdrängen, indem sie extern aufgezeichnet und dann in umsetzbare Aufgaben unterteilt werden.Auf diese Weise kannst du dich auf das Ergreifen von Maßnahmen konzentrieren, anstatt nur zu versuchen, dich an Aufgaben zu erinnern.

Nehmen wir an, du hast eine Idee oder einen Gedanken mit unklarem Ausgang oder die nächste Aktion ist nicht definiert.Hier kommt GTD ins Spiel.Es besteht aus fünf Phasen: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Engagement.

Die Methode kann durch dieses Flussdiagramm von der Website des Erstellers aufgeschlüsselt werden:

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Du denkst vielleicht: „Ich kann mir jetzt schon nicht alles behalten, was ich tun muss, und jetzt auch noch Diagramme?Komm schon!“ Diesen Gedanken hatten wir auch!Mach dir keine Sorgen!Wir verwenden monday.com, um diese Methode in umsetzbare Schritte zu unterteilen.

 

Schritt 1: Erstellen deiner „Bucket-List“

In der Bucket List erfasst du, klärst und organisierst deine Aufgaben und Ideen.

Erstelle zunächst ein „Bucket-List“-Board.Platziere alle deine Ideen und Gedanken als Elemente auf dem Bucket-List-Board.Erstelle drei Statusspalten: Klären, Perspektive und 2-Minuten-Regel.

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Jede Aufgabe oder Idee kann dann durch die folgenden Fragen geklärt und organisiert werden: Ist sie umsetzbar?Dauert sie länger als zwei Minuten?Ist dieses Ziel erreichbar?

  • Klären: Frage dich bei jeder Aufgabe, ob sie umsetzbar ist oder nicht.Ist es eine Aufgabe oder nur eine Veranstaltung, zu der du gehen musst?
  • Perspektive: Kurzfristige Ziele beziehen sich auf Gedanken, Aufgaben und Projekte, die du heute, nächste Woche oder sogar nächsten Monat bewältigen musst.Langfristige Ziele beziehen sich auf eine Aufgabe oder Idee, die in der Zukunft abgeschlossen werden kann – dieses Jahr, die nächsten 2 Jahre, das Lebensziel.
  • Zwei-Minuten-Regel: Wird die Aufgabe 2 Minuten oder weniger dauern?Wenn die Antwort ja ist, dann erledige sie jetzt!(Rufe deine Mutter an, um Hallo zu sagen.)

Nachdem wir das Element auf die Bucket-Liste gesetzt und alle erforderlichen Informationen aktualisiert haben, ist es an der Zeit, einen Platz für dieses Element zu finden, damit wir bei Bedarf darauf zurückgreifen können.

Elemente können auf eines der drei anderen Boards verschoben werden, die du erstellst (Projekte, Ereignisse, Nicht umsetzbar).Du kannst auch die Spalte „Boards verbinden“ verwenden , um eine Verknüpfung zu einem bestimmten Element auf einem der anderen Boards zu erstellen, wie du oben in der letzten Spalte des Beispielboards sehen kannst.

Automatisierungen

Eine gute Möglichkeit, den Überblick zu behalten, um deine Aufgaben aus deiner Bucket-Liste zu organisieren, ist die Verwendung von Automatisierungen.Wir haben unserem Bucket List Board die folgenden zwei Automatisierungen hinzugefügt:

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Diese Formel erstellt, wenn sie für jedes deiner Boards eingerichtet ist, ein neues Element im entsprechenden Board und verknüpft es automatisch für dich.

Schritt 2: Erstelle ein „Projekte“-Board

Dieses Board wird alle umsetzbaren Gegenstände enthalten, sowohl langfristig als auch kurzfristig.Als nächstes organisierst du sie.Wir verwenden Gruppen, um anzugeben, wann die Aufgabe ausgeführt werden soll, und eine Statusspalte für die Priorität.

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Der Updates-Bereich
Im Sinne von GTD verwenden wir auch den Updates-Bereich, um den nächsten Schritt und das gewünschte Endergebnis zu definieren.Der Updates-Bereich ist ein großartiger Ort, um die Meilensteine für jede Aktion festzulegen:
  • Aktueller Projektstatus
  • Was ist mein nächster Schritt?
  • Gewünschtes Endergebnis

Eine weitere gute Möglichkeit, deine Verbesserung zu verfolgen, besteht darin, eine Checkliste im Updates-Bereich zu verwenden, um deine nächsten Schritte aufzulisten und sie beim Fortfahren abzuhaken.

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Ansichtszentrale
Unsere Ansichten bereichern dein Projekte-Board, indem sie alle deine Aufgaben in dem Format anzeigen, das für dich am besten geeignet ist.So sieht unser Projektboard in der Zeitleisten-Ansicht aus :
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Schritt 3: Erstelle und verbinde deine anderen Boards

Erinnerst du dich, dass wir in Schritt 1 kurz erwähnt haben, andere Boards zu erstellen?Auf monday.com gibt es zwei weitere wichtige Boards für die GTD-Methodik.

Event-Boards
Ein Event-Board ist der Ort, an dem alle Events gespeichert werden können. Du kannst die Kalenderintegration verwenden, um sie mit deinem persönlichen Kalender zu synchronisieren.
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Nicht umsetzbar Board

Was passiert also mit deinen Ideen, die nicht umsetzbar sind?Deine Elemente, die nicht umsetzbar sind, werden in dein „Nicht umsetzbar“-Board aufgenommen:

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Verbinden aller Boards
Das Hinzufügen der Tags-Spalte zu den von dir erstellten Boards gibt dir die Möglichkeit, Elemente aus allen GTD-Boards zu gruppieren, indem du mit Alles durchsuchen nach dem Tag #GTD auf allen Boards suchst.
 
Wenn du beispielsweise alle Aufgaben und Ideen zwischen dem 3. und 10. November von allen GTD-Boards sehen möchtest, klicke auf das #GTD-Tag, um zu suchen und dann nach Datum zu filtern, um den gewünschten Bereich anzuzeigen.
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Schritt 4: Keep it Relevant 

Stoppe und überprüfe; stelle Fragen und reflektiere.
 
Wochenüberblick
Überprüfe jede Woche deine Bucket List, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben kategorisiert und in die entsprechenden Boards kopiert wurden.Sind alle Aufgaben so kategorisiert, wie sie sein sollen? Das Einrichten der in Schritt 1 besprochenen Automatisierungen hilft sicherzustellen, dass alle Elemente richtig zwischen deinen Boards aufgeteilt werden.
Sobald du sicher bist, dass deine Bucket List auf dem neuesten Stand ist, überprüfe deinen Fortschritt, indem du das Projekte-Board anschaust.Verwende den Fristenmodus, um zu sehen, was du als nächstes erledigen musst.
 
Monatlicher Rückblick
Überprüfe jeden Monat deine kurzfristigen Projekte, die im Projekte-Board aufgeführt sind, und erkunde die langfristigen Ziele, um zu sehen, ob etwas relevant geworden ist.
  

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!

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