Formulare! Powered by monday.com :)

 

Wir von monday.com möchten Ihr Leben einfacher, produktiver und effizienter gestalten! Anstatt die Informationen Ihrer Kunden zeitaufwändig in die Plattform einzugeben, haben wir jetzt eine zeitsparende, kundenfreundliche Lösung geschaffen – Formulare von monday.com 😊

Was sind die Formulare? 

Du erstellst ein Board, das auf deine Spezifikationen zugeschnitten ist (mit den Spalten, die du kennst und liebst). Mit einigen wenigen Klicks kannst du ein Formular basierend auf diesem Board erstellen, es mit deinen Kunden teilen (per Link oder durch Integration in eine Website) und jede Antwort erstellt ein neues Element mit allen Informationen, die du brauchst!

 Hinweis: Das Formular ist ein Nebenprodukt des Boards und nicht anders herum. Wenn du in der Formularansicht etwas änderst (z. B. die Spaltenüberschrift änderst), siehst du das auf Board-Ebene nicht.

 

Wer kann die Formulare ausfüllen?

Jeder, der Zugriff auf den teilbaren Link oder das eingebettete Formular hat.

Welche Spalten werden unterstützt?

Folgende Spaltentypen werden unterstützt: Text, Langer Text, Zahlen, Status, Datum, Bewertung, Datei, Telefon, E-Mail, Dropdown und Kontrollkästchen. Wir haben nur eine Fußnote am unteren Rand unserer Formularansicht hinzugefügt, damit du weißt, welche Spalten in deinem Board noch nicht unterstützt werden.

mceclip0.png

Schau immer mal wieder vorbei, denn die Formulare werden bald mit neuen Funktionen aufwarten!

 

 Hinweis: Mehrfachauswahl in Dropdown-Listen wird jetzt in Formularen unterstützt! Du kannst im Formular nach mehreren Optionen suchen und diese auswählen.

 

Wie erfolgt die Einrichtung?

Schritt 1 – Das Board erstellen

Das Formular wird basierend auf den Spalten erstellt, die du einfügst (Namen können natürlich bearbeitet werden), und die Formulareinreichungen erstellen neue Elemente. Dein Unternehmen braucht diese Informationen – betrachte die Formularfunktion als Kurierdienst! 📩

 

Schritt 2 – Formularansicht in deinem Board aktivieren

Um eine Formularansicht hinzuzufügen, klicke auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Haupttabelle” oben links auf deinem Board. Klicke auf „Weitere Ansichten” wie unten gezeigt: 

1.png

Dadurch wird das Ansichten-Center geöffnet. Wähle „Formulare” und klicke auf „Zu Board hinzufügen”. 

Board_views3.png

Das Design deines Formulars anpassen

Dein Formular wird an deine Zielgruppe geschickt oder kann von dieser angezeigt werden. Es freut uns, dass du monday.com nutzen möchtest, um neue Zielgruppen zu erreichen und deine Ergebnisse auf der Plattform zu verarbeiten. Aus diesem Grund gibt es die Möglichkeit, dein Logo hinzuzufügen und den Hintergrund anzupassen.

1.png

 

Den Inhalt deines Formulars anpassen

Du steuerst, welche Spalten auf dem Formular angezeigt werden und welche nicht. Um mit der Anpassung zu beginnen, blättere durch das Formular. Wenn du den Mauszeiger über einen der Antwortblöcke hältst, erscheint in der rechten oberen Ecke ein Auge, mit dem du die Spalte ausblenden kannst. Hier ist das Auge und so sieht die Spalte aus, wenn sie ausgeblendet ist (wenn du erneut auf das Auge klickst, wird sie wieder angezeigt)

1.png

 

 Hinweis: Jede Spalte im Formular hat ein Symbol (links daneben), das dich darüber informiert, für welche Spalte im Board sie steht. Selbst wenn du die Frage änderst, bleibt das Symbol das gleiche.

 

1.png

Du hast auch die Möglichkeit, dein Formular als Umfrage zu präsentieren. Wähle dazu einfach „Als Umfrage präsentieren” aus den Einstellungsoptionen und dein Formular zeigt eine Umfrageleiste am unteren Rand der Seite an. Während das Formular ausgefüllt wird, füllt sich auch die Umfrageleiste:

ScreenFlow.gif

Die Fragen

Zunächst wird das Formular mit dem Namen des Boards als Überschrift und den Spaltennamen als Fragen generiert. Wenn du den Mauszeiger über die Überschrift oder über die optionale Beschreibung des Formulars hältst, kannst du sie ändern. Tatsächlich kannst du den Mauszeiger über jeden der Blöcke auf dem Formular halten, um die Frage und die  optionale Beschreibung der Frage bearbeiten (und die Frage wie bereits beschrieben ein- oder ausblenden).

So kannst du die unterschiedlichen Optionen bearbeiten:

Die Beschreibung bearbeiten

1.png

Die Frage bearbeiten

1.png

 

 Hinweis: Wenn du das Feld „Formularbeschreibung hinzufügen” nicht bearbeitest, wird es in der veröffentlichten Version nicht angezeigt. Klicke einfach auf „Vorschau”, um dich davon zu überzeugen.

 

Eine weitere coole Option sind erforderliche Fragen! Indem bestimmte Fragen zwingend beantwortet werden müssen, erhältst du alle benötigten Informationen! Das kannst du tun, damit all deine Fragen zählen:

1.png

Wahrscheinlich fragst du dich, was passiert, wenn ein Befragter sich entscheidet, eine Pflichtfrage nicht zu beantworten, und auf „Senden” klickt. Dann wird Folgendes angezeigt:

1.png

Wenn du das selbst probieren möchtest, klicke auf „Vorschau" und dann auf „Senden"! 

 Tipp: Wenn du nicht nach dem aktuellen Datum fragen willst, füge einfache eine Erstellungsspalte hinzu, um den exakten Zeitpunkt der Erstellung anzugeben.

Können die Formulare Informationen darüber liefern, wer sie sendet?

Wenn du Formulare erstellst, erkennt die Plattform, ob die Person, die sie ausfüllt, ein monday.com Benutzer in deinem Konto ist, und zeigt diese Person im Erstellungsprotokoll des erstellten Elements an! – Verabschiede dich von Namensfeldern! 

Wie kann ich anonyme Formulare erstellen?

Formulare machen das standardmäßig, aber du kannst anonyme Formulare erstellen.Das wird in den Einstellungen der Board-Ansicht gesteuert.

 Screen_Shot_2019-07-31_at_20.21.26.png

Wenn ein anonymes Formular ausgewählt wurde, sieht der Benutzer, der das Formular ausfüllt, eine Meldung, die ihn darüber informiert, dass es sich um ein anonymes Formular handelt. Wenn es anonym ist, wird der Ersteller des Formulars im Erstellungsprotokoll für alle Elemente angezeigt.

Wenn ein Benutzer beim Ausfüllen mehrere monday.com Konten geöffnet hat, erkennen wir die Benutzer-ID des Kontos, in dem er sich zuletzt angemeldet hat.

 

Abschluss!

Nachdem du ein beeindruckendes Layout mit exzellenten Fragen und Beschreibungen (falls erwünscht) erstellt hast, können wir zum letzten Schritt übergehen! Das solltest du dir ansehen:

  • Die „Vorschau” deines Formulars

Durch das Klicken auf die Schaltfläche wird eine neue Registerkarte geöffnet, auf der du Einträge in das Formular anzeigen und vornehmen kannst, so wie deine Befragten, nach du auf „Formular teilen” geklickt hast.  

1.png

 Hinweis: Versuche das Formular, das du erstellt hast, in mehreren Varianten anzuzeigen. Versuche, es größer oder kleiner zu machen, um die bestmögliche Vorschau zu erhalten.

 

  • Optionen nach der Einreichung

Du kannst jetzt die Optionen nach dem Absenden deines Formulars verwalten! Zum Einstellungsmenü (obere linke Ecke der Formularansicht) haben wir die Option zum Weiterleiten, Auswählen der Gruppe, in die deine Antworten eingefügt werden, und zum Senden einer weiteren hinzugefügt!

Wir wissen, dass du einen komplexen Workflow hast, der nicht mit dem Formular beginnt oder endet, sodass du jetzt wählen kannst, wo die Formulareinträge auf dem Board unter Gruppe für Antworten angezeigt werden sollen! Ein wichtiger Hinweis hierbei ist, dass die Standardgruppe noch immer die erste ist. Das heißt, wenn die gewählte Gruppe archiviert/gelöscht oder verschoben wurde, werden die Einträge hier eingefügt.

Mit der Option Weiterleitungs-Link kannst du Befragte nach einigen Sekunden an eine URL deiner Wahl, z. B. zu deiner Website, weiterleiten. :)

Die Option Weitere senden soll es deinen Befragten erleichtern, mehr Antworten zu senden! Hier gibt es drei Optionen, die wir uns einmal ansehen wollen. Mit „Klicken” wird den Befragten eine Schaltfläche angezeigt, auf die sie nach dem erfolgreichen Absenden eines Formulars klicken können – und zwar „Erneut senden” :) Die Option „Auto” leitet den Absender des Formulars von der Bestätigungsseite des erfolgreichen Sendens nach 4 Sekunden zurück zum Formular. „Keine” belässt alles beim Alten :) 

1.png

 

Teile dein Formular! 

Der magische Moment ist gekommen! Klicke auf „Formular teilen”, um die Links zum Teilen und Einbetten anzuzeigen. :)

1.png

 

 Hinweis: Nachdem du auf die Schaltfläche „Formular teilen” geklickt hast, ist das Formular live. Aber es kann erst gesehen werden, wenn du es aktiv mit anderen teilst.

 

Die Ergebnisse

Nachdem die Links gesendet oder integriert wurden, erhältst du deine Formulareinreichungen als neue Elemente, sodass es viel leichter wird, Aufgaben zu erledigen.

1.png

 

 

Du kannst jetzt die Interaktion mit deinen Befragten mithilfe einer angepassten Erfolgsseite personalisieren! Durch Klicken auf das Einstellungsmenü des Formulars (obere linke Ecke) kannst du sowohl den Titel („Danke”) als auch die Nachricht („Deine Antworten wurden erfolgreich gesendet”) bearbeiten.

 Hier ist ein Beispiel:

1.png

Dein Formular bearbeiten

Das Bearbeiten des Formular ist ein integraler Bestandteil deines Workflows. Wir wissen das. :) Hier sind einige Antworten auf Fragen, die du dir vielleicht zu diesem Prozess gestellt hast:

Neue Spalten auf Board-Ebene hinzugefügt: Diese Spalten erscheinen im Formular ausgeblendet. Du kannst dann auf das Auge daneben klicken, um sie anzuzeigen und zu formatieren.

Änderungen an Statusbeschriftungen vorgenommen: Werden im Formular nahtlos angezeigt. :)

Löschen eines Formulars (zur Deaktivierung, siehe unten): Um ein Formular zu löschen, klicke einfach auf den nach unten gerichteten Pfeil rechts neben dem Board-Namen und halte dann den Mauszeiger über den Namen des Formulars, um das kleine Papierkorbsymbol anzuzeigen. Dadurch wird das Formular gelöscht und ist nicht mehr verfügbar. Gehe daher vorsichtig vor. :) 

Bearbeiten des Formulars, während es geteilt ist: Wird nahtlos aktualisiert (oder durch Aktualisierung der Seite, falls sie bereits geöffnet ist), sodass Änderungen ohne Unterbrechung der Verfügbarkeit deines Formulars durchgeführt werden können.

Dein Formular aktivieren/deaktivieren – Im Fenster „Formular teilen” kannst du die Links aktivieren und deaktivieren. Wenn du auf „Formular deaktivieren” klickst, wird das Formular geschlossen, und wenn (in der Ansicht des Benutzers) auf den (geteilten oder eingebetteten) Link geklickt wird, erscheint eine Fehlermeldung. Du kannst die Links aktivieren, indem du zu diesem Fenster zurückkehrst und auf die Schaltfläche „Formular aktivieren” klickst:

1.png

 

Kann ich mehrere Formulare auf einem Board haben?

Natürlich! Du kannst mehrere Formulare auf einem Board einrichten und die Antworten aus jedem Formular unterschiedliche Gruppen auf dem Board ausfüllen lassen.

Füge einfach ein neues Formular aus dem Dropdown-Menü hinzu, wie unten gezeigt: 

1.png

Nachdem du dein neues Formular angepasst hast, kannst du über dieses Dropdown-Menü auf deinem Board einfach zwischen den zwei Ansichten wechseln: 

1.png

 

*NEU* Wir haben jetzt ein Formular für unsere Formularfunktion! Sie befindet sich am unteren Rand deiner Formularansicht und du kannst uns darüber Vorschläge, Feedback und Kommentare schicken! Du kannst das auch von hier aus testen – Sag es uns!

Wenn du Fragen oder Feedback dazu oder zu anderen Dingen im Zusammenhang mit dieser Funktion oder diesem Artikel hast, kontaktiere uns einfach unter [email protected]