Eine Reihe von Aufgaben mit dem Status Erledigt auf deinem Board zu sehen, gehört zu den schönsten Momenten eines Arbeitstags! Fragst du dich, was du mit all deinen  Erledigt-Aufgaben als Nächstes machen sollst?

Es gibt mehrere Automatisierungen, die dir helfen können, dein Board aufgeräumt, organisiert und übersichtlich zu halten. Hier sind die Optionen, aus denen du wählen kannst.

Deine erledigten Aufgaben automatisch archivieren

Sobald deine Aufgaben erledigt sind, kannst du sie mit einer Automatisierungen automatisch archivieren. Du kannst jederzeit auf deine archivierten Elemente zugreifen und sie wiederherstellen.

Klicke oben im Board, an dem du arbeiten möchtest, auf den Button  Automatisieren:

Klicke auf den Tab  Erstellen. Von hier aus kannst du aus den vielen vorhandenen Automatisierungsvorlagen wählen oder deine eigene benutzerdefinierte Automatisierung erstellen:

Verwende die Suchleiste, um nach den archivbezogenen Vorlagen zu suchen. Klicke auf die Vorlage „Wenn sich der Status in etwas ändert, archiviere das Element“.

Richte die Vorlage so ein, dass das Element archiviert wird, wenn sich der Status auf „Erledigt“ ändert:

Jetzt ist deine Automatisierung eingerichtet:

So erhältst du einen besseren Überblick über die Aufgaben, die du noch erledigen musst.

Hinweis: Archivierte Elemente können nicht für Berichtszwecke in Dashboard-Widgets verwendet werden.

Deine erledigten Aufgaben automatisch löschen

Eine weitere Möglichkeit ist, dass du Aufgaben, sobald sie als erledigt markiert sind, per Automatisierung automatisch löschst. Wenn du eine Aufgabe löschst, wird sie 30 Tage lang in deinem Papierkorb aufbewahrt. Nach 30 Tagen wird sie unwiderruflich gelöscht und kann nicht mehr wiederhergestellt werden.

Klicke auf den Button Automatisieren und dann auf den Tab Erstellen und suche nach der folgenden Vorlage:

Richte als Nächstes die Vorlage so ein, dass das Element gelöscht wird, wenn sich der Status auf „Erledigt“ ändert:

Immer wenn du nun einen Status auf  „Erledigt“ setzt, werden diese Aufgaben automatisch gelöscht.

Eine Gruppe für deine erledigten Aufgaben erstellen

Wir empfehlen dir diese Option, weil du erledigte Aufgaben oft weder archivieren noch löschen möchtest. Du kannst erledigte Aufgaben zum Beispiel im Board behalten, um sie später zu überprüfen oder sie in die Diagrammansicht einfließen zu lassen. 

Lege zuerst am unteren Ende des Boards eine Gruppe mit dem Namen „Erledigt“ an:

Richte anschließend eine Automatisierung ein, die eine Aufgabe in die Gruppe „Erledigt“ verschiebt, sobald sie als abgeschlossen markiert ist. Um die Automatisierung einzurichten, klicke auf den Button Automatisieren und dann auf den  Tab Erstellen. Wähle anschließend die folgende Vorlage aus:

Richte die Vorlage so ein, dass ein Element in die Gruppe für erledigte Aufgaben verschoben wird, wenn sich der Status ändert.

So sieht das aus:

Das war es. Jetzt werden deine erledigten Aufgaben so organisiert, wie du es möchtest, und dein Board bleibt übersichtlich.