Bringe dein monday service Konto mit dem Kundenportal voran. Dieses zentrale Support-Portal hilft dir dabei, Formulare, Artikel und wichtige Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln und zu verwalten. In diesem Artikel findest du einen Überblick über die verfügbaren Einstellungen und erfährst, wie du sie an deine Anforderungen anpasst.
Kundenportal-Einstellungen finden
Dein Kundenportal ist eine eigenständige Website mit einer separaten URL außerhalb von monday.com. Besucher benötigen daher kein monday.com Konto, um darauf zuzugreifen. Konto-Admins erreichen die Einstellungen des Kundenportals über das Globus-Symbol oben im linken Bereich:
Dort stehen dir drei zentrale Einstellungsbereiche zur Verfügung: Anpassen, Inhalte und Sicherheit. Lies weiter und entdecke, was die einzelnen Einstellungen für dich bereithalten.
Einstellungen anpassen
Im Tab „Anpassen“ kannst du den Namen deines Portals festlegen, die Überschrift farblich anpassen sowie ein Hintergrundbild und dein Logo hochladen. Außerdem kannst du eine Vorschau deiner Portal-URL generieren und die URL in dein Clipboard kopieren.
Wenn du die „Login-Seite des Portals“ unten auf der Seite ausklappst, kannst du den Text anpassen, der auf der Login-Seite deines Portals angezeigt wird. Dort kannst du einen „Titel für die Login-Seite des Portals“ eingeben, der als Haupttext auf der Login-Seite angezeigt wird. Außerdem kannst du einen „Untertitel für die Login-Seite des Portals“ eingeben, der direkt über dem E-Mail-Eingabefeld erscheint. Du kannst zudem einen Link hinzufügen, der unter dem Untertitel erscheint, indem du den Anzeigetext des Links eingibst und die URL einfügst (zum Beispiel: Allgemeine Geschäftsbedingungen, ein Artikel aus dem Hilfecenter oder ein externes Formular). Wähle „Speichern“ neben jedem Feld, um deine Änderungen zu übernehmen und schon erscheinen sie auf der Login-Seite.
Inhaltseinstellungen
Um deinem Portal Inhalte hinzuzufügen, klicke auf „Ressource hinzufügen“ und wähle eine Option im Drop-down-Menü aus.
Um ein WorkForm hinzuzufügen, wähle es aus der Drop-down-Liste aus, gib einen Titel ein, wähle eine Gruppe, füge eine Beschreibung hinzu, vergib ein Label und lade ein Hintergrundbild hoch. Klicke anschließend auf „WorkForm hinzufügen“. Das Formular erscheint danach unter der ausgewählten Gruppe im Service-Bereich deines Portals.
Um einen Link hinzuzufügen, klicke auf „Link“, füge die URL ein, gib einen Titel und eine Beschreibung ein, wähle eine Gruppe aus, vergib ein Label und lade ein Hintergrundbild hoch. Klicke anschließend auf „Link hinzufügen“. Der Link erscheint danach in der ausgewählten Gruppe im Inhaltsbereich deines Portals.
Du kannst auch monday Docs zu deinem Portal hinzufügen. Wenn Besucher ein Doc öffnen, wird es im Portal als schreibgeschützte Vorschau angezeigt. Klicke auf „monday Doc“, um ein Doc hinzuzufügen. Wähle dann in der Liste das gewünschte Doc aus. Du kannst auch mehrere Docs gleichzeitig auswählen und auf „Weiter“ klicken.
Wähle die Gruppe aus, in der die Docs angezeigt werden sollen, vergib ein Label, wähle optional ein Hintergrundbild und klicke auf „monday Doc hinzufügen“.
Das Doc wird im Inhaltsbereich deines Portals in der ausgewählten Gruppe angezeigt. Standardmäßig wird der Name des Docs als Titel verwendet. Du kannst den Titel bei Bedarf anpassen.
Wenn ein Doc zum Portal hinzugefügt wird, ist es für alle Portalbesucher zugänglich, auch wenn es ursprünglich privat war, vorausgesetzt, die Person, die es hinzugefügt hat, hatte Zugriff darauf. Inhalte im Doc wie Bilder, Videos und Dateien sind ebenfalls für Portalbesucher zugänglich. Einige Elemente, die in Docs eingebettet werden können, wie monday Boards und Widgets, werden aufgrund von Datenschutzbeschränkungen nicht in der Portalvorschau angezeigt.
Personalisiere die Inhalte deines Portals mit eigenen Labels und Hintergrundbildern. Klicke beim Hinzufügen einer Ressource auf „Ein Label hinzufügen“ und wähle anschließend „+ Eigenes Label hinzufügen“. Passe Name, Farbe und Symbol des Labels an deine Anforderungen an. Sobald das Label festgelegt ist, kannst du deinen Link oder dein Formular zusätzlich mit einem Hintergrundbild ergänzen.
Gruppen helfen dir, die Inhalte deines Portals zu organisieren, damit Besucher schnell finden, was sie brauchen. Klicke auf „+ Gruppe hinzufügen“, um eine Gruppe zu erstellen, passe den Titel an und füge anschließend Ressourcen hinzu:
Du kannst Inhalte innerhalb einer Gruppe neu anordnen, indem du das 6-Punkte-Menü links neben jedem Element nutzt. Alternativ kannst du Gruppen auf dieselbe Weise neu anordnen, indem du das 6-Punkte.Menü der Gruppe verschiebst.
Über den Pfeil im Gruppenheader kannst du Gruppen ein- oder ausklappen. Wenn du eine Gruppe über das Papierkorb-Symbol rechts neben dem Header löschst, werden alle Links und Formulare innerhalb der Gruppe aus dem Kundenportal entfernt. WorkForms bleiben in deinem Konto weiterhin in ihrem ursprünglichen Speicherort erhalten.
Bearbeite Links oder Formulare, indem du auf das Stift-Symbol rechts neben Titel und Beschreibung klickst. Dadurch öffnet sich en Fenster, in dem du das Formular oder den link gemeinsam mit dem Titel, dem Label oder der Beschreibung bearbeiten kannst. Sobald du fertig bist, kickst du auf „Verwerfen“ oder „Änderungen speichern“.
Um eine Ressource zu löschen, klicke rechts neben Titel und Beschreibung auf das Papierkorb-Symbol.
Zum Schluss kannst du „Ankündigungen“ verwenden, damit Portalbesucher zeitkritische Nachrichten, wie Wartungszeiträume, Service-Updates oder Änderungen von Richtlinien, nicht verpassen. Ankündigungen werden oben im Portal als Banner angezeigt, sodass alle die Nachricht sehen können, sobald sie das Portal öffnen.
Um eine Ankündigung zu erstellen, öffne den Bereich „Ankündigungen“ und klicke auf „Ankündigung hinzufügen“. Gib nun deine Ankündigungstext ein und nutze anschließend die „Zeitleiste“, um den Zeitraum festzulegen, in dem der Banner angezeigt werden soll. Unter „Stil“ kannst du dir eine Bannerfarbe aussuchen.
Entscheide als nächstes, ob Besucher den Banner schließen können, indem du die Funktion „Benutzer können Banner verwerfen“ aktivierst. Wenn du eine anklickbare URL mit einfügen möchtest, aktiviere „Einen Link hinzufügen“ und füge anschließend die URL und den Text des Links hinzu. Sobald du fertig bist, klickst du auf „Ankündigung hinzufügen“, um sie zu veröffentlichen.
Sobald sie hinzugefügt wurde, sehen Portalbesucher diese während des gewählten Zeitraums als Banner oben im Portal.
Zugriffseinstellungen
Im Tab „Zugriff“ kannst du kontrollieren, wer sich in deinem Portal anmelden kann und wie Personen von außerhalb deines Kontos bei monday.com hinzugefügt werden. Du kannst auch auswählen, ob sich Portalbenutzer über eine E-Mail-Verifizierung, SSO oder beider anmelden können.
Zugriffs-Berechtigung
Unter „Zugriffsberechtigungen“ kannst du einstellen, wer sich in diesem Portal anmelden kann.
Die Option „Kontomitglieder“ ist standardmäßig aktiviert. Dadurch können sich aktive Kontomitglieder in deinem Konto bei monday.com in dem Portal anmelden. Klicke auf „Kontomitglieder verwalten“, um die Kontomitglieder im Bereich „Benutzerverwaltung“ zu prüfen und zu aktualisieren.
Aktiviere „Externe Benutzer“, um Personen außerhalb deines Kontos bei monday.com die Anmeldung im Portal zu gestatten.
Zugriffsmethoden
Unter „Zugriffsarten“ kannst du auswählen, wie externe Benutzer zum Portal hinzugefügt werden.
Wenn du „Beschränkten Zugriff“ auswählst, kannst du den Registrierungszugriff auf spezifische Personen beschränken, die du einlädst, oder (falls notwendig) auf Personen zugelassener Domains begrenzen. Dort hast du dann einige Möglichkeiten, um den Zugriff zu beschränken.
Wähle „Benutzer einladen“, um externe Benutzer direkt einzuladen, indem du mindestens eine E-Mail eingibst. Klicke auf „Externe Benutzer verwalten“, um den Tab „Benutzer“, zu öffnen, in dem du externe Portalbenutzer anzeigen lassen und verwalten kannst.
Möchtest du allen Benutzern mit einer bestimmten Domain Zugriff auf das Portal gewähren, ist die Option „Zulässige Domains“ genau das Richtige für dich. Füge mindestens eine Domain hinzu, damit sich Personen mit einer passenden E-Mail-Adresse sofort im Portal registrieren können und Zugriff erhalten.
Unter SCIM Provisioning kannst du Portalbenutzer mit Hilfe deines Identity-Provider sofort automatisch verwalten.
Wenn du „Offener Zugriff“ auswählst, kann sich jeder mit einer beliebigen E-Mail-Adresse im Portal registrieren und darauf zugreifen. Eine E-Mail-Verifizierung ist erforderlich.
Tab „Benutzer“
Der Tab „Benutzer“ zeigt externe Benutzer mit Zugriff auf das Portal:
In diesem Tab siehst du die E-Mail-Adresse des Benutzers, den Status (aktiv oder ausstehend), das Beitrittsdatum und ob er/sie über eine Benutzereinladung oder eine zulässige Domain erstellt wurde.
Um externe Benutzer über den Tab „Benutzer“ hinzuzufügen, wählst du „Benutzer hinzufügen“ und gibst abschließend mindestens eine E-Mail-Adresse an. Eingeladene Benutzer erscheinen in der Liste auf dieser Seite. Benutzer, die über „Zulässige Domains“ hinzugefügt wurden, erscheinen nachdem sie sich das erste Mal angemeldet haben.
Um einen externen Benutzer zu verwalten, klickst du auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Namen:
Anmeldemethoden
Unter „Anmeldearten“ kannst du die Option „Anmeldung mit SSO gestatten“ aktivieren, damit sich Portalbenutzer über die bestehende SSO-Konfiguration deines Kontos anmelden können:
SCIM-Bereitstellung
Mit SCIM-Provisioning kannst du Benutzer automatisch als reine Portal-Benutzer in monday service anlegen. Erstelle dazu zunächst in deinem Identitätsprovider eine Benutzerrolle mit dem Namen „portal_user“.
Weise diese Rolle den Benutzern oder Gruppen zu, die ausschließlich Zugriff auf das Portal erhalten sollen. Stelle sicher, dass diese Benutzer keiner weiteren Gruppe angehören, die eine andere Rolle für monday service bereitstellt. Ist das der Fall, überschreibt die stärkere Standardrolle die Portal-Benutzerrolle.
Sobald die Rolle korrekt zugewiesen ist, werden die Benutzer über das SCIM-Provisioning automatisch als Portal-Benutzer erstellt.
Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!