Du möchtest das Beste aus deinen monday Workflows herausholen, weißt aber nicht, welche Möglichkeiten dir zur Verfügung stehen? Dank der vielen Funktionen und Funktionalitäten der Workflows, gibt es zahlreiche Möglichkeiten für die Automatisierung deiner komplexen Arbeitsprozesse. Lies weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie du deine Bedürfnisse am besten erfüllen kannst.

Welche Funktionen stehen für Workflows zur Verfügung?

Funktionen anzeigen!

• Workflows verzögern
• Abrufen von Elementen aus einem vorherigen Schritt
• Unterelemente integrieren
• Workflows duplizieren
• Beliebigen Spaltenwert ändern
• Erstelle Boards und dupliziere Board-Bausteine
• Datum verschieben und Datenbausteine festlegen
• Den auslösenden Benutzer verwenden
• Finde verbundene Elemente und zugehörige Elementbausteine

Workflows verzögern

Wenn du zwischen den einzelnen Schritten deines Workflows für eine bestimmte Zeit eine Unterbrechung einplanen musst, kannst du eine Verzögerung hinzufügen. Du hast die Möglichkeit, verschiedene Optionen festzulegen, sobald du den Baustein „Verzögerung“ auswählst, und so einen flexiblen Zeitplan für den Workflow zu erstellen, der deinen Anforderungen entspricht. Weitere Informationen zum Baustein „Verzögerung“ findest du hier.

Abrufen von Elementdaten aus einem vorherigen Schritt

Wenn du Informationen von einem Schritt abrufen möchtest, den du in einem früheren Workflow-Baustein verwendet hast, kannst du jetzt die Aktionsbaustein „Elementdaten erhalten“ nutzen. Dadurch werden die Informationen aus dem von dir gewählten Schritt automatisch eingefügt. Du kannst diese Daten sogar zu einem Element in einem völlig anderen Board hinzufügen! 

Unterelemente integrieren

Du kannst Unterelemente nahtlos in fast jede Workflowfunktionalität integrieren. Erstelle, verwalte und automatisiere Unterelemente mit derselben Flexibilität, die du auch bei Elementen hast. 

Es gibt spezielle Trigger, Bedingungen und Aktionen für Unterelemente. Zudem können auch andere Aktionsbausteine auf Unterelemente angewendet werden, die jedoch nicht ausschließlich für Unterelemente bestimmt sind. Bei der Bezugnahme auf ein Unterelement verwendest du die ID des Unterelements, anstatt der Element-ID. Dadurch kannst du Spalten abändern, Benutzer benachrichtigen sowie Dinge löschen und archivieren bzw. archivieren und duplizieren, und vieles mehr.

Es gibt einen speziellen Bedingungsbaustein, der überprüft, ob alle übergeordneten Elemente der Unterelemente zu einem bestimmten Status gewechselt sind. Beispielsweise kannst du dich entscheiden, den Status eines übergeordneten Elements ändern, sobald alle Unterelemente den Status „Erledigt“ erhalten haben. Du kannst zudem auch Bedingungsbausteine nutzen, die auch für Elemente genutzt werden. 

Eine weitere Funktion ist das Extrahieren von Unterelementdaten durch den Baustein „Elementdaten erhalten“ und die Verwendung der Spaltenwerte in allen anderen Bausteinen. 

Als Beispiel haben wir hier einen Workflow, mit dem wir eine E-Mail mit den Inhalten eines Unterelements versenden möchten:

Workflows duplizieren

Dupliziere alle bestehenden Workflows, ohne dass du ihn von Null an neu erstellen musst. Auf diese Weise kannst du dieselbe Workflowlogik und -struktur für verschiedene Projekte aus unterschiedlichen Boards nutzen.

Beliebigen Spaltenwert ändern

Der Aktionsbaustein „Spaltenwert ändern“ gibt dir die Möglichkeit, beliebige Spaltenwerte in einem Board zu ändern. 

Du kannst die Werte beliebiger Spalten innerhalb dieses einen dynamischen Bausteins ändern, der deine Spalte automatisch an die gewählten Werte anpasst.

Erstelle Boards und dupliziere Board-Bausteine

Der Aktionsbaustein „Board erstellen“ hilft dir dabei, einen der grundlegenden Bausteine aller Prozesse von monday.com zu automatisieren: Die Erstellung von Boards! Mit diesem Baustein kannst du Boards direkt in deinem Workflow-Prozess wiederverwenden.

Zusätzlich hast du die Option, den Baustein „Board duplizieren“ zu nutzen, um ein bestehendes Board zu duplizieren. Du kannst ebenfalls entscheiden, nur die Boardstruktur oder alles mitsamt des Inhalts zu duplizieren sowie Boardmitglieder und Inhaber zu verwalten.

Die Bausteine „Datum verschieben“ und „Datum festlegen“

Sowohl der Baustein „Datum verschieben“ als auch der Baustein „Datum festlegen“ geben dir die Möglichkeit, deinen Workflowschritten ein benutzerdefiniertes Datum hinzuzufügen.

Der Baustein „Datum festlegen“ gibt dir die Flexibilität, ein benutzerdefiniertes Datum, den Wert „Heute“ oder das Datum eines vorangegangenen Schrittes festzulegen.

Mit dem Baustein „Datum verschieben“ kannst du ein Datum um einen benutzerdefinierten Zeitraum, wie Tage, Werktage, Wochen oder Monate, verschieben. Alternativ kannst du die Dauer eines vorangegangenen Schritts auswählen.

Daten auf Zeitleisten festlegen

monday Workflows verfügt über die einzigartige Option, die Zeitleistenspalte mit Start- und Enddaten zu versehen. Du kannst das Start- und Enddatum der Zeitleiste individuell aktualisieren, indem du einen beliebigen Wert der Datum-Spalte eines vorangegangenen Elements dafür nutzt. Alternativ kannst du auch ein beliebiges Datum manuell festlegen.

Zudem kannst du auch „Heute“ als aktuelles Datum auswählen. Es ist ein dynamisches Feld, was bedeutet, dass das Datum auf das aktuelle Datum eingestellt wird, an dem die Aktion vom Workflow ausgelöst wird.

Den auslösenden Benutzer verwenden

Bei der Arbeit mit einem Baustein, der einen Personenwert akzeptiert, kannst du den „auslösenden Benutzer“ auswählen, was bedeutet, dass du diese Person auch für den Rest deines Workflows als Person zuweisen kannst. 

Dies kannst du immer dann tun, wenn ein Element erstellt, verschoben oder geändert wird bzw. ein Benutzer benachrichtigt oder in einem Board angemeldet wird. Es funktioniert aber auch fast jeder andere Trigger. 

Verwendung eines neuen Benutzers in deinem Konto als Trigger

Dieser Trigger, der ein kontobezogenens Ereignis nutzt, ist eine einzigartige Funktion der monday Workflows. Wenn du diesen Trigger nutzt, beginnt dein Workflow immer dann, wenn ein Benutzer deinem Konto bei monday.com beitritt. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn ein Team eine Orientierung für ihr Konto bei monday.com möchte. Aber auch Teams, die für die Koordinierung ihres Unternehmens oder das Onboarding zuständig sind, können davon profitieren.

Verbundene Elemente und zugehörige Elementbausteine finden

Die Bausteine Verbundene Elemente finden und Zugehörige Elemente finden helfen dir dabei, beliebige Elemente mithilfe ihrer Spaltenwert oder Boardverbindungen zu finden und anschließend zu nutzen und zu aktualisieren. Das ist besonders für boardübergreifende Workflows praktisch, damit du Daten in mehreren unabhängigen Boards problemlos verwalten kannst.

Verbundene Elemente finden

Der Aktionsbaustein „Verbundene Elemente finden“ gibt dir die Möglichkeit, ein beliebiges Element in einem beliebigen Board zu finden, sofern es einem Spaltenwert entspricht. Zudem kannst du jegliche Aktionen anwenden und dessen Daten in anderen Spalten nutzen.

Passendes Element finden

Mit dem Aktionsbaustein „Zugehörige Elemente finden“ kannst du ein verbundenes Element finden (indem du die Spalte für verbundene Boards nutzt) und anschließend jegliche Aktionen anwenden und dessen Daten in anderen Spalten nutzen. 

Beide Aktionsbausteine geben dir ein Element wieder, an dem du jegliche anderen Aktionen ausführen kannst. Beispielsweise kannst du es aktualisieren, dessen Status ändern, dessen Daten verwenden, um eine E-Mail zu versenden und vieles mehr.

Was noch?

Wenn wir von den Möglichkeiten deiner Workflows sprechen, ist das jedoch nur die Spitze des Eisbergs! Stelle sicher, dass du alle verfügbaren Aktionsbausteine erkundest und weiterhin Ausschau nach neuen Bausteinen hältst, da wir stetig daran arbeiten, neue Funktionen hinzuzufügen, die dir dabei helfen sollen, robuste und gestraffte Workflows zu erstellen.