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Funktion
Benutzer des monday CRM
Nur für Enterprise-Konten verfügbar
Manchmal werden wichtige Informationen aus der Aktualisierung eines Deals ausgelassen, wenn unser Team in Eile ist. Mit unserer aktuellen Neuerung von monday CRM kannst du Aktualisierungsbedingungen festlegen und auf diese Weise sicherstellen, dass wichtige Informationen nie wieder ausgelassen werden. Lies weiter, um zu erfahren, wie du bedingte Statusänderungen einrichten kannst.
Einführung in bedingte Statusänderungen
Mit unserer neuen Funktion „Bedingte Statusänderung“ kannst du Pflichtfelder einrichten, die bei einer Statusänderung ausgefüllt werden müssen. Das bedeutet, dass bestimmte Bedingungen, die von einem Board-Inhaber festgelegt wurden, zu erfüllen sind, bevor ein Mitglied deines Teams die Status-Spalte ändern und ein bestimmtes Label einstellen kann. Hier ein Beispiel: Um einen Deal als „Gewonnen“ zu kennzeichnen, muss dein Teammitglied, das Feld „Betrag“ vollständig ausfüllen.
Voraussetzungen
Wenn du diese Funktion einrichten möchtest, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein:
- Du musst über ein Enterprise-Konto verfügen.
- Du musst monday CRM verwenden.
- Du musst zudem der Inhaber des Boards sein, in dem du die Bedingung einrichten möchtest.
Wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind, kannst du spezifische Status-Labels mit Bedingungen verknüpfen.
Wie funktioniert das?
Sehen wir uns nun ein Beispiel an, um mehr über die Funktionsweise dieser Funktion zu erfahren.
Zum Zwecke dieses Beispiels bist du der Manager eines Vertriebsteams. Dein VP möchte eine Aufschlüsselung der Branchen, aus denen dein Team Geschäftschancen erhalten hat. Um diese Informationen zu erhalten, ohne deinem Team Erinnerungen schicken zu müssen, kannst du einen bedingten Status einrichten. Auf diese Weise ist dein Team verpflichtet, für jede Geschäftschance das Feld „Branche“ auszufüllen, wenn es den Status „Priorität“ bestimmt.
Navigiere zunächst zu dem Board, in dem du den bedingten Status einrichten möchtest. Wähle nun das Drei-Punkte-Menü, das sich oben in der Status-Spalte befindet. Wähle „Einstellungen“ und anschließend die Option „Bedingung für Labeländerung bestimmen“:
Unterstützte Spalten
Die bedingte Statusänderung kann nur ausgelöst werden, indem du das Label in der Status-Spalte änderst.
Die folgenden Spalten werden als Bedingungen für die Statusänderung unterstützt.
Einschränkungen und Fehlermeldungen
Du kannst Einschränkungen festlegen, um zu kontrollieren, wer die Labels der Status-Spalten auswählen kann und welche Informationen erfasst werden, wenn ein Label ausgewählt wird.
Drop-down-Spalten
Du hast die Möglichkeit, die Anzahl der Labels zu beschränken, die ein Teammitglied in der Drop-down-Spalte auswählen kann. Diese Begrenzung erfolgt, wenn du die Drop-down-Spalte mit einer bedingten Statusänderung verbindest.
Um dies einzurichten, öffne das Menü „Drop-down-Spalte“ und wähle Einstellungen > Drop-down-Spalte anpassen:
Dort markierst du das Feld links neben der Option zum Festlegen einer Begrenzung und wählst die Anzahl der Labels, die du festlegen möchtest.
Wenn ein Teammitglied den Status „Verbunden“ auswählt, bestimmt die von dir festgelegte Begrenzung die maximale Anzahl der Labels, die es auswählen kann. Sobald die Höchstzahl erreicht ist, werden die restlichen Labels grau markiert.
In diesem Beispiel durfte das Teammitglied, das „Blockiert“ gewählt hat, nur zwei Labels auswählen, um den Grund für die Verzögerung anzugeben:
Bearbeitungsberechtigungen einschränken
Wenn du die Bearbeitungsrechte für eine Spalte auf bestimmte Benutzer eingeschränkt hast, wird diese Einschränkung übernommen, wenn die Spalte mit einer bedingten Statusänderung verknüpft wird. Wenn ein Teammitglied den korrelierten Status auswählt und keine Berechtigung zur Bearbeitung der verbundenen Spalte hat, erhält es eine Fehlermeldung:
Ausgeblendete Spalten
Wenn du den Zugriff auf eine Spalte eingeschränkt hast, können die Mitglieder, die keine Zugriffsberechtigung haben, keinen Status auswählen, der mit dieser Spalte korreliert. Wenn sie den Status auswählen, erhalten sie eine Fehlermeldung:
Gelöschte Spalten
Wenn eine Spalte, die mit einer bedingten Statusänderung verbunden ist, gelöscht wurde, erhält jedes Teammitglied, das diesen Status auswählt, eine Fehlermeldung:
Du wirst sehen können, dass die bedingte Statusänderung auf eine gelöschte Spalte verweist.
Öffne dazu die Einstellungen deiner Status-Spalte und wähle Konditionen für die Änderung von Labels festlegen. Daraufhin erscheint der Hinweis „Nicht verfügbare Spalte“, gefolgt von einer eindeutigen ID für die gelöschte Spalte:
Wichtige Informationen
Es gibt ein paar Sicherheitsvorkehrungen, um sicherzustellen, dass dein Betrieb weiterhin reibungslos abläuft.
- Die Bedingungen, die du für eine Statusänderung einrichtest, wird außer Kraft gesetzt, wenn die Statusänderung als Ergebnis eines Automatisierung, einer Batch-Aktion oder eines API-Calls erfolgt.
- Zudem werden Bedingungen außer Kraft gesetzt, wenn ein Elementstatus in einem Dashboard geändert wird.
- Derzeit funktioniert diese Funktion nur, wenn du und dein Team monday.com über einen Internetbrowser nutzt. Normalerweise wird monday.com aber auf dem Mobilgerät genutzt, wenn dein Team unterwegs ist. Wir wollen dir keine Steine in den Weg legen. Deswegen ist diese Funktion für die Anwendung auf Mobilgeräten deaktiviert.
Ein paar weitere, erwähnenswerte Hinweise:
- Wenn das Bedingungsfeld bereits mit einem Wert versehen wurde, erscheint dieser Wert im Formular, sobald deine Teammitglieder den Status ändern. Auf diese Weise müssen sie die Daten nicht erneut eingeben.
Wir hoffen, dass du von dieser Erweiterung des monday CRM profitieren kannst. Wenn du zukünftig mehr Erweiterungen oder Änderungen dieser Funktion möchtest, würden wir uns über eine Nachricht von dir sehr freuen. Lass unser Team wissen, was du denkst.
Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!
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