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Funktion

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Wer kann diese Funktion verwenden:

Benutzer des monday CRM

Nur für Enterprise-Konten verfügbar

Manchmal werden wichtige Informationen aus der Aktualisierung eines Deals ausgelassen, wenn unser Team in Eile ist. Mit unserer aktuellen Neuerung von monday CRM kannst du Aktualisierungsbedingungen festlegen und auf diese Weise sicherstellen, dass wichtige Informationen nie wieder ausgelassen werden. Lies weiter, um zu erfahren, wie du bedingte Statusänderungen einrichten kannst.

Einführung in bedingte Statusänderungen

Mit unserer neuen Funktion „Bedingte Statusänderung“ kannst du Pflichtfelder einrichten, die bei einer Statusänderung ausgefüllt werden müssen. Das bedeutet, dass bestimmte Bedingungen, die von einem Board-Inhaber festgelegt wurden, zu erfüllen sind, bevor ein Mitglied deines Teams die Status-Spalte ändern und ein bestimmtes Label einstellen kann. Hier ein Beispiel: Um einen Deal als „Gewonnen“ zu kennzeichnen, muss dein Teammitglied, das Feld „Betrag“ vollständig ausfüllen.

Voraussetzungen

Wenn du diese Funktion einrichten möchtest, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein:

Du musst über ein Enterprise-Konto verfügen.
Du musst monday CRM verwenden.
Du musst zudem der Inhaber des Boards sein, in dem du die Bedingung einrichten möchtest.

Wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind, kannst du spezifische Status-Labels mit Bedingungen verknüpfen.

Wie funktioniert das?

Sehen wir uns nun ein Beispiel an, um mehr über die Funktionsweise dieser Funktion zu erfahren.

Anwendungsfall

Zum Zwecke dieses Beispiels bist du der Manager eines Vertriebsteams. Dein VP möchte eine Aufschlüsselung der Branchen, aus denen dein Team Geschäftschancen erhalten hat. Um diese Informationen zu erhalten, ohne deinem Team Erinnerungen schicken zu müssen, kannst du einen bedingten Status einrichten. Auf diese Weise ist dein Team verpflichtet, für jede Geschäftschance das Feld „Branche“ auszufüllen, wenn es den Status „Priorität“ bestimmt.

Die Einrichtung

Navigiere zunächst zu dem Board, in dem du den bedingten Status einrichten möchtest. Wähle nun das Drei-Punkte-Menü, das sich oben in der Status-Spalte befindet. Wähle „Einstellungen“ und anschließend die Option „Bedingung für Labeländerung bestimmen“:

Im Pop-up-Fenster erhältst du eine Anleitung für das Einrichten von Bedingungen. Wähle zuerst das Statuslabel, das du mit einer Bedingung verknüpfen möchtest, und anschließend das Feld, welches auszufüllen ist, bevor der Status gewählt werden kann:

Setze ein Häkchen in das Kästchen „Erforderlich“, um diese Bedingung zu einer Pflichtangabe zu machen. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. In unserem Beispiel wurde das Kästchen „Erforderlich“ mit einem Häkchen versehen. Das bedeutet, dass dein Team den Prioritätsstatus nur dann als „Hoch“ deklarieren kann, wenn das Feld „Branche“ ausgefüllt wurde.

Zudem kannst du mehrere Felder zu einem Status hinzufügen und auswählen, ob jedes dieser Felder ein Pflichtfeld ist oder nicht.

Um eine Bedingung auf dein Board anzuwenden, wähle „Anwenden“:

Zusätzliche Bedingungen kannst du hinzufügen, indem du „Neue Bedingung für die Labeländerung“ auswählst:

Klicke auf den Button „Erledigt“, um deine Bedingungen zu speichern.

Wenn dein Team jetzt einen Status ändert, erhält es nun ein Aufforderungsformular:

Das war's! Mit nur wenigen Klicks kannst du dein Teamwork noch weiter straffen.

Unterstützte Spalten

Die bedingte Statusänderung kann nur ausgelöst werden, indem du das Label in der Status-Spalte änderst.

Die folgenden Spalten werden als Bedingungen für die Statusänderung unterstützt.

Status-Spalte
Personenspalte
Datumsspalte
Link-Spalte
Textspalte
Lange Text-Spalte
Zahlenspalte
Telefon-Spalte
E-Mail-Spalte
Drop-down-Spalte

Hinweis: Wir möchten dich darauf hinweisen, dass du eine Bedingung zum Ausfüllen eines Feldes nur dann einrichten kannst, wenn ein Statuslabel geändert werden soll. Zum aktuellen Zeitpunkt können keine beliebigen Bedingungen mit dieser Funktion eingerichtet werden. Hier ein Beispiel für eine solche nicht unterstützte Bedingung: Wenn Status-Spalte A mit Label X versehen wird, muss dein Teammitglied auch Status-Spalte B mit Label Y versehen. Wenn dies deinem gewünschten Endergebnis entspricht, solltest du lieber Automatisierungen nutzen.

Wichtige Informationen

Es gibt ein paar Sicherheitsvorkehrungen, um sicherzustellen, dass dein Betrieb weiterhin reibungslos abläuft.

Die Bedingungen, die du für eine Statusänderung einrichtest, wird außer Kraft gesetzt, wenn die Statusänderung als Ergebnis eines Automatisierung, einer Batch-Aktion oder eines API-Calls erfolgt.
Zudem werden Bedingungen außer Kraft gesetzt, wenn ein Elementstatus in einem Dashboard geändert wird.
Derzeit funktioniert diese Funktion nur, wenn du und dein Team monday.com über einen Internetbrowser nutzt. Normalerweise wird monday.com aber auf dem Mobilgerät genutzt, wenn dein Team unterwegs ist. Wir wollen dir keine Steine in den Weg legen. Deswegen ist diese Funktion für die Anwendung auf Mobilgeräten deaktiviert.

Ein paar weitere, erwähnenswerte Hinweise:

Wenn das Bedingungsfeld bereits mit einem Wert versehen wurde, erscheint dieser Wert im Formular, sobald deine Teammitglieder den Status ändern. Auf diese Weise müssen sie die Daten nicht erneut eingeben.
Sollte eine Spalte für bestimmte Teammitglieder für die Ansicht gesperrt sein, wird diese bei der Einrichtung der Bedingungen nicht in der Liste verfügbarer Spalten angezeigt.

Wir hoffen, dass du von dieser neuen Erweiterung des monday CRM profitieren kannst. Wenn du zukünftig mehr Erweiterungen oder Änderungen dieser Funktion möchtest, würden wir uns über eine Nachricht von dir sehr freuen. Lass unser Team wissen, was du denkst.

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!