E-Mails & Aktivitäten hat deine Arbeitsweise auf monday.com revolutioniert. Aber wie funktioniert es eigentlich? Wenn du dich schon immer gefragt hast, wann, wo und warum bestimmte Informationen in der App protokolliert werden? Wenn ja, dann möchten wir hier das Geheimnis für dich lüften! 🕵️

In diesem Artikel findest du Informationen zu den folgenden Themen:

• Welche Faktoren bestimmen den Speicherort der E-Mail in deinem Board?
• Wie werden E-Mails aus der Zeitleiste in der App „E-Mails & Aktivitäten“ entfernt?
• Wie kann die Protokollierung von E-Mails komplett verhindert werden?
• Wie funktioniert die E-Mail-Nachverfolgung in „E-Mails & Aktivitäten“?

 

TEIL I: Was wir protokollieren

Einrichtung

Richte zunächst die App „E-Mails & Aktivitäten“ in deinem monday Konto ein. Eine Anleitung zum Einrichten der App findest du im Artikel „E-Mails & Aktivitäten auf monday.com“. Während der Einrichtung der App kannst du dein ausgewähltes E-Mail-Konto mit monday.com verbinden.

 

 

Im „E-Mail & Aktivitäten“-Composer des Elements erstellt

Alle E-Mail-Threads, die vom E-Mail-Composer für ein Element gesendet werden, werden in der Zeitleiste in „E-Mails & Aktivitäten“ für dieses Element protokolliert. Wenn die E-Mail von „E-Mails & Aktivitäten“ aus gesendet wird, wird die E-Mail protokolliert, auch wenn der Kontakt nicht in der E-Mail-Spalte des Elements enthalten ist.

 

Vom Kontakt des Elements gesendet/erhalten

Ausgehende und eingehende E-Mails, die Folgendes enthalten: (1) die E-Mail-Adresse, die in der E-Mail-Spalte des Elements aufgeführt ist, und (2) die E-Mail-Adresse, die du mit „E-Mails & Aktivitäten“ verbunden hast.

Die aufgelistete E-Mail-Adresse und deine verbundene E-Mail-Adresse müssen in gewisser Weise Teil des Threads sein: Sie können als Absender, Empfänger oder in CC/BCC erscheinen.

„E-Mails & Aktivitäten“ protokolliert eingehende und ausgehende E-Mails von den Kontakten, die in allen E-Mail-Spalten des Elements aufgeführt sind. Bei drei E-Mail-Spalten mit drei verschiedenen Kontakten protokolliert „E-Mails & Aktivitäten“ E-Mails, die sich auf alle drei Kontakte beziehen. 

Beispiele:

1. Du bist der Absender: Du hast eine E-Mail an den Kontakt gesendet, der in der E-Mail-Spalte des Elements aufgeführt ist. Der Kontakt im CC/BCC-Feld. Die E-Mail wird unter „E-Mails & Aktivitäten“ protokolliert.
2. Der Kontakt ist der Absender: Du hast eine E-Mail von der E-Mail-Adresse erhalten, die in der E-Mail-Spalte des Elements aufgeführt ist. Die E-Mail wird protokolliert.

Ausnahmen:

1. „E-Mails & Aktivitäten“ protokolliert keine E-Mails von einer E-Mail-Adresse, die in der E-Mail-Spalte aufgeführt ist, wenn diese E-Mail-Adresse in mehr als 250 E-Mail-Spalten des Kontos verwendet wird.
2. „E-Mails & Aktivitäten“ protokolliert keine E-Mails von einer E-Mail-Adresse in der E-Mail-Spalte, wenn diese E-Mail-Adresse als aktive E-Mail-Verbindung in „E-Mails & Aktivitäten“ verwendet wird.
   • Beispielsweise verbindest du deine E-Mail-Adresse user@email.com mit „E-Mails & Aktivitäten“. Element A enthält in der E-Mail-Spalte user@email.com. Element B enthält contact@email.com in der E-Mail-Spalte. Eine E-Mail wird sowohl an user@email.com als auch an contact@email.com gesendet. Diese E-Mail wird in Element B protokolliert, wo contact@email.com in der E-Mail-Spalte steht, aber sie wird nicht in Element A protokolliert, wo user@email.com in der E-Mail-Spalte angegeben ist.

 

Vom Kontakt eines verbundenen Elements (gesendet)

Ausgehende und eingehende E-Mails, die Folgendes enthalten: (1) die E-Mail-Adresse, die in der E-Mail-Spalte eines verbundenen Elements aufgeführt ist, und (2) die E-Mail-Adresse, die du mit „E-Mails & Aktivitäten“ verbunden hast.

Die E-Mail-Adresse des verbundenen Elements und deine E-Mail-Adresse müssen in gewisser Weise Teil des Threads sein: Sie können als Absender, Empfänger oder in CC/BCC erscheinen.

Wenn sich der E-Mail-Thread auf ein verbundenes Element bezieht, wird der Ort des verbundenen Elements unten in der E-Mail-Nachricht angezeigt. Sie wird wie folgt aufgelistet: Name des Boards > Name der Gruppe > Name des Elements

 

Teil eines laufenden Threads

E-Mail-Unterhaltungen werden als Threads in der Zeitleiste „E-Mails & Aktivitäten“ gespeichert. Sobald eine E-Mail in deiner Zeitleiste „E-Mails & Aktivitäten“ protokolliert ist, werden auch alle Folgeaktionen dort aufgezeichnet. Dies gilt auch für Antworten, die Weiterleitung der E-Mail oder die Verwendung desselben E-Mail-Threads in irgendeiner Weise, selbst wenn die Empfänger entfernt oder vollständig ersetzt werden.

Beispiele:

1. Du startest einen E-Mail-Thread mit Kontakt A, der in der E-Mail-Spalte des Elements (oder eines verbundenen Elements) aufgeführt ist. Du antwortest auf die E-Mail, entfernst Kontakt A aus dem Thread und fügst stattdessen dessen Kollegen hinzu. Die Antwort wird protokolliert.
2. Du erstellst zunächst einen E-Mail-Thread mit Kontakt A und leitest ihn dann an Kontakt B weiter. Die weitergeleitete E-Mail wird protokolliert.

 

TEIL II: Verwaltung deiner Zeitleiste

E-Mails aus der Zeitleiste eines Elements entfernen

Es gibt zwei Möglichkeiten, E-Mails aus der Zeitleiste in „E-Mails & Aktivitäten“ eines bestimmten Elements zu entfernen.

 

1. Lösche E-Mails, die du nicht sehen willst.

Der Benutzer, dem das mit „E-Mails & Aktivitäten“ verbundene E-Mail-Konto gehört, kann bestimmte E-Mail-Threads aus der Zeitleiste löschen. Klicke dazu auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke der E-Mail-Nachricht.

Beachte, dass der E-Mail-Thread, sobald er gelöscht ist, aus allen Elementen des Kontos, in dem er protokolliert wurde, entfernt wird.

 

2. Durch die Filterfunktion werden nur relevante E-Mails angezeigt.

Mit den Filtern kannst du dir nur „Elementbezogene Aktivitäten“ in deiner Zeitleiste anzeigen lassen. So siehst du nur E-Mail-Nachrichten, die sich auf das jeweilige Element oder die damit verbundenen Elemente beziehen.

Der Filter „Elementbezogene Aktivitäten“ filtert nur E-Mail-Nachrichten im Zusammenhang mit verbundenen Elementen. Es werden keine E-Mail-Nachrichten gefiltert, die von demselben Kontakt stammen, der in anderen, nicht verbundenen Elementen aufgeführt ist.

Beispiel:

Element A hat contact@email.com in der E-Mail-Spalte. Element B hat auch contact@email.com in der E-Mail-Spalte. Und Element C hat auch contact@email.com in der E-Mail-Spalte. Du sendest eine E-Mail an contact@email.com ODER erhältst eine E-Mail von contact@email.com. Die E-Mail-Nachricht wird in der Zeitleiste von Element A, Element B und Element C angezeigt. Du kannst keine Nachrichten aus den Zeitleisten der Elemente filtern.

 

 

Protokollierung von E-Mails beenden

Es gibt drei Möglichkeiten, die Protokollierung von E-Mails zu beenden.

 

1. Die E-Mail-Adresse aus der E-Mail-Spalte entfernen (oder die E-Mail-Spalte ganz löschen).

Wenn du eine E-Mail-Adresse aus der E-Mail-Spalte entfernst oder die E-Mail-Spalte löschst, werden keine neuen E-Mails mehr protokolliert, die von der/den zuvor in dieser Spalte aufgeführten E-Mail-Adresse(n) gesendet oder empfangen wurden. Antworten auf E-Mail-Threads, die bereits mit dem Element verbunden sind, werden jedoch weiterhin im Element protokolliert.

 

2. Die E-Mail-Verbindung aus „E-Mails & Aktivitäten“ löschen.

Du kannst deine E-Mail-Verbindung entfernen, indem du auf den Button mit den drei Punkten rechts neben der E-Mail-Verbindung klickst. Wähle „Konto entfernen“:

Sobald eine E-Mail-Verbindung entfernt wird, protokolliert „E-Mails & Aktivitäten“ keine neuen E-Mails mehr, die sich auf diese E-Mail-Verbindung beziehen. Danach werden die Antworten auf laufende E-Mail-Threads nicht mehr protokolliert.

 

 

3. Die E-Mail-Verbindung löschen.

Um eine E-Mail-Kontoverbindung vollständig zu löschen, rufe die Automatisierungszentrale auf und klicke auf Gmail oder Outlook:

Die Integration listet die verbundenen E-Mail-Adressen auf. Wähle das Papierkorbsymbol neben einer E-Mail-Adresse, um die Verbindung zu löschen:

Sobald die E-Mail-Verbindung gelöscht wird, werden keine neuen E-Mails mehr protokolliert, die sich auf diese E-Mail-Verbindung beziehen. Dies gilt auch für Antworten auf bestehende E-Mail-Threads.

Wenn weitere Automatisierungen diese E-Mail-Verbindung nutzen, werden auch diese Automatisierungen nicht länger unterstützt. 

 

 

TEIL III: E-Mail-Nachverfolgung

Wie funktioniert die E-Mail-Nachverfolgung?

E-Mail-Nachverfolgung ist eine tolle Sache! Und weniger kompliziert, als du vielleicht denkst.

E-Mail-Öffnungsraten

Wir verfolgen E-Mails mithilfe eines unsichtbaren Bildes nach. Dieses Bild ist ein einzelnes Pixel, ein kleines visuelles Element, das in der E-Mail platziert wird. Das Bild ist der E-Mail nicht beigefügt. Vielmehr wird es über eine URL von einem Server geladen. Wenn der E-Mail-Client, der die E-Mail sendet und empfängt, versucht, diese URL zu laden, vermerkt unser Server dies zusammen mit einigen zusätzlichen Tracking-Informationen. Die URL ist einzigartig und wird per Zufall generiert. So wissen wir, auf welche E-Mail und welches Element es sich bezieht.

Öffnungsraten von Links

Wir verfolgen auch das Engagement bei Links nach, die in deinen E-Mails enthalten sind. Wenn der Empfänger auf den von dir angegebenen Link klickt, kannst du das ebenfalls sehen. Die Häufigkeit des Öffnens des Links durch den Empfänger wird rechts neben dem Wort „Geklickt“ dargestellt:

 

Nachverfolgung aktivieren oder deaktivieren

Wenn du die E-Mail-Nachverfolgung aktivieren möchtest, kannst du das tun, indem du beim Schreiben einer E-Mail das Feld „E-Mail-Nachverfolgung“ markierst. Um die E-Mail-Nachverfolgung zu deaktivieren, entferne die Markierung im Feld:

 

Mögliche Probleme

Manchmal verhindern die Sicherheitseinstellungen des E-Mail-Clients des Empfängers, dass die URL automatisch geladen wird. In diesem Fall erhält unser Server keine Nachricht, dass die E-Mail geöffnet wurde! Andererseits wird die URL von einigen Sicherheitsprogrammen geladen, bevor die E-Mail das Postfach des Empfängers erreicht, um zu prüfen, ob sie sicher ist. Dies kann zu einer Falschmeldung führen – unser Server geht möglicherweise davon aus, dass die E-Mail geöffnet wurde, obwohl dies noch nicht geschehen ist.

Die E-Mail-Nachverfolgung ist nicht perfekt, aber in den meisten Fällen gibt sie einen guten Einblick in das Engagement.

 

Ins Detail gehen

Der E-Mail-Status im Analysebereich kann dir Aufschluss darüber geben, wie die E-Mail gesendet wurde. Hier ein paar Beispiele:

• „Tracking-Daten sind nicht verfügbar“: Dies bedeutet, dass die E-Mail von „E-Mails & Aktivitäten“ gesendet wurde, aber die E-Mail-Nachverfolgung vom Benutzer in monday.com deaktiviert wurde.
• „E-Mail konnte nicht nachverfolgt werden“: Dies bedeutet, dass die E-Mail von Gmail oder Outlook gesendet wurde. In diesem Fall wird monday.com sie nicht nachverfolgen.
• „Noch nicht geöffnet“: Dies bedeutet, dass der Empfänger seine E-Mail noch nicht geöffnet hat. Dies kann auch darauf hinweisen, dass das Tracking-Pixel-Bild in der Nachricht nie geladen wurde.
• „Gesehen“: Dies bedeutet, dass der Empfänger die E-Mail geöffnet und das Tracking-Pixel geladen hat. 

 

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!