E-Mails & Aktivitäten: Einstellungen

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Funktion

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In den Einstellungen deiner E-Mails & Aktivitäten kannst du den Look, deine Privatsphäreeinstellungen und die Konnektivität deiner Aktionen in der App bestimmen. Die Macht liegt in deinen Händen! Lies weiter, um mehr über die verschiedenen Einstellungen und Optionen zu erfahren.

Finde deine Einstellungen

Um auf die E-Mail-Einstellungen zuzugreifen, klicke auf das Zahnrad-Symbol auf der rechten Seite des Homebildschirms der App. Hier gibt es sieben Kategorien:

Meine Verbindungen verwalten

Hier hast du die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse auszuwählen, die du für die App verwenden möchtest. Du kannst eine neue Verbindung hinzufügen, indem du auf den Button „Konto hinzufügen“ klickst.

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Um eine Verbindung zu entfernen, musst du das Drei-Punkte-Menü recht neben der E-Mail-Adresse öffnen:

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In diesem Menü kannst du außerdem deine „Optionen für das Teilen“ anpassen. Wenn du mehr zum Teilen erfahren möchtest, lies den Artikel „E-Mails &Aktivitäten: Teilen und Datenschutz“

Verbindungen entfernen und löschen

Eine Verbindung entfernen

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Wenn du auf „Konto entfernen“ klickst, ist es zukünftig nicht mehr möglich, sich mit den zugehörigen E-Mail-Adressen bei E-Mails & Aktivitäten einzuloggen. Durch die Wahl dieser Option wird die Verbindung zu E-Mails & Aktivitäten lediglich deaktiviert. Durch das Entfernen der Verbindung wird diese nicht aus dem Konto bei monday.com entfernt, in dem sie unter Umständen von anderen Integrationen genutzt wird.

Verbindungen löschen

Eine Verbindung vollständig löschen:

ermöglicht es dir, die mit der E-Mail-Adresse verbundenen Historie zu verbergen
ermöglicht es einem anderen Benutzer, die E-Mail-Adresse im selben oder in einem anderen Konto einzurichten
entfernt die E-Mail-Verbindung aus dem gesamten Konto, einschließlich aus Integrationen, die nicht im Zusammenhang mit „E-Mails & Aktivitäten“ stehen

Wenn du die Verbindung vollständig löschen möchtest, klicke auf den Button „Konto hinzufügen“ und wähle den E-Mail-Anbieter:

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Dadurch wird die Integrationsverbindung geöffnet. Klicke auf das Mülleimersymbol, um die Verbindung zu löschen:

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Sobald eine E-Mail-Verbindung gelöscht ist, ist alles privat. Alle E-Mails, die zuvor über diese E-Mail-Verbindung versendet oder empfangen wurden, sind nun vor allen im Konto verborgen.

Solltest du erneuten Zugriff auf diese Verbindungshistorie benötigen, musst du das E-Mail-Konto erneut über „E-Mails & Aktivitäten“ verbinden.

Hinweis: Nur der Inhaber des E-Mail-Kontos und der Systemadministrator können die Option „Konto entfernen“ nutzen. Systemadministratoren können jede beliebige Verbindung in ihrem Konto entfernen.

Kontakte automatisch erstellen

Wenn du E-Mails erstmalig an neue E-Mail-Adressen verschickst, kannst du auf deren Grundlage automatisch Kontakte erstellen lassen. Diese Funktion kannst du in den Einstellungen für „E-Mails & Aktivitäten“ unter dem Reiter „Meine Verbindungen“ aktivieren.

Öffne das Drei-Punkte-Menü rechts neben der Verbindung, die du verwalten möchtest:

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Wähle anschließend die Option „Automatische Kontakterstellung“:

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Protokolliere ausgehende E-Mails

Standardmäßig protokolliert die Anwendung ausgehende E-Mails von deinem E-Mail-Programm (d. h. Gmail oder Outlook) in die App. Wenn du es vorziehst, nur ausgewählte E-Mails in der App zu sehen, kannst du das Kontrollkästchen aktivieren, um nur ausgehende E-Mails zu protokollieren, bei denen die E-Mail-Adresse der App als BCC angegeben ist:

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BCC-E-Mails werden automatisch zur App hinzugefügt. Die App bestimmt, unter welchem Element die E-Mail protokolliert werden soll, indem sie sich die E-Mail-Adresse in der E-Mail-Spalte auf deinem Board ansieht.

Wenn du „Einen neuen Kontakt erstellen, wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht in meinem monday.com-Konto existiert“ wählst, wird für jede neue E-Mail-Adresse, die dich kontaktiert, ein neues Element erstellt.

Richte Automatisierungen ein

Erstelle Automatisierungen, um Zeit zu sparen, deine Workflows zu optimieren und benachrichtigt zu werden, wenn neue Nachrichten empfangen werden. Wähle aus vorgefertigten Automatisierungen oder passe deine eigenen an. Wenn du auf „Automatisierung einrichten“ klickst, gelangst du zu diesem Bildschirm:

Du kannst eine dieser Formeln auswählen, um deine Kommunikation nahtlos zu gestalten.

Du hast auch die Möglichkeit, von dem Automatisierungssymbol (🤖) auf der Homepage der App u diesen Automatisierungsformeln zu gehen:

E-Mail-Signatur

Klicke auf die blaue Schaltfläche „Signatur erstellen“, um deine E-Mail-Signatur einzurichten. Wenn du deine Signatur einrichtest, hast du die Möglichkeit, eine einfache oder eine HTML-Signatur einzurichten. Wenn du „einfach“ wählst, kannst du den Texteditor verwenden, um deine Signatur zu formatieren. Wenn du „HTML“ auswählst, kannst du deine Signatur mit HTML formatieren.

Unter dem Signaturersteller kannst du zwei Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren:

Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn du beim Verfassen einer neuen E-Mail immer deine Signatur anzeigen möchtest.
Aktiviere das zweite Kästchen, wenn du beim Beantworten einer E-Mail immer deine Signatur anzeigen möchtest.

E-Mail-Branding

Standardmäßig steht bei allen E-Mails, die du von dieser App aus verschickst, „Powered by monday.com“ am Ende. Wenn du das Pro- oder Enterprise-Paket gekauft hast, kannst du diesen Schriftzug von deinen E-Mails entfernen. Klicke auf das Kästchen unter dieser Einstellung, um sämtliche Schriftzüge zu entfernen.

Niemals protokollieren

Hinweis: Nur Admins können diese Einstellungen sehen oder ändern.

Wenn du in der Liste unter dieser Einstellung eine E-Mail-Adresse hinzufügst, werden E-Mails, die von den von dir definierten Adressen gesendet oder empfangen werden, niemals in deiner Zeitleiste gespeichert. Du kannst beliebig viele Adressen zu deiner Liste „Niemals protokollieren“ hinzufügen.

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!

Cassandra Eddington - Quality check 13. Juni 2024 08:15