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11 steps to implement Agile Project Management into your workflow

monday.com kann verwendet werden, um Projekte mit einer Vielzahl verschiedener Methoden und Prozesse zu verwalten, einschließlich Agile Projektmanagementtechniken. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick darüber, was Agile Projektmanagement ist, warum es für Teams von Vorteil ist und was es in der Praxis bedeutet.

 

What is Agile Management?

Before delving into how to use monday.com to work with Agile techniques, let’s first understand what Agile project management is.

Agile is a methodology of project management, originally created and used by software developers. It has since spread into many more industries and businesses and is now one of the most popular methods of managing projects.

Der Kernwert des agilen Projektmanagements ist das Konzept von „Inspect and Adapt“, was bedeutet, dass kurzfristige Änderungen in jeder Phase des Projektzyklus willkommen sind. Agile Pläne durch die Verwendung von Sprints oder Iterationen, das sind (normalerweise) kurze, sich wiederholende Zeiträume von 1-3 Wochen, in denen sich ein Team auf eine kleine Menge von Arbeitselementen konzentriert und diese in dieser Zeit abschließen möchte!

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12 Schlüsselprinzipien

Es gibt 12 Schlüsselprinzipien, die das agile Projektmanagement leiten, von denen eine Auswahl ist:

  • Close collaboration between stakeholders on a daily basis
  • Team members remain focused on the same big picture and are provided with the tools and support to accomplish the project goals
  • Quick daily face to face meetings are valued as the best way to update everyone in the team on the status of tasks
  • The final outcomes of a project are the basis of its success
  • Simplicity is valued
  • Using repeating and regular intervals to improve efficiency through fine-tuning behavior of the team.

Vorteile

Sounds great in theory... but why is Agile project management so popular and what are its advantages?

Well, firstly, that are some pretty impressive statistics which support the success of companies adopting such methods. According to the Project Management Institute and its Pulse of the Profession 2015: Capturing the Value of Project Management 2015:

  • 75% of highly agile organizations met their goals/business intent
  • 65% finished on time
  • 67% finished within budget

These results are higher than what organizations with low agility achieve. The same research shows that agile organizations grew revenue 37% faster and generated 30% higher profits than non-agile companies.

Im Gegensatz zu einigen der älteren Projektmanagement-Stile/-Methoden, die in ihrem Ansatz viel starrer sind, eignet sich Agile am besten für das, was im wirklichen Leben passiert – die Dinge ändern sich und die Arbeit eines Teams sollte sich während ihrer Arbeit an diese Veränderungen anpassen können.

Durch die Berücksichtigung von Änderungen wird das Endergebnis besser und besser auf den Kontext des Projekts abgestimmt.

Some additional advantages are:

    • Faster detection of issues/defects
    • Faster achievement of goals/completion of tasks
    • Increased focus on customer goals
    • Increased flexibility/adaptation
    • Increased collaboration/feedback

Retrospektiven

Ein Aspekt der Agile Methodik ist die Verwendung von Retrospektiven - mit der Verwendung von Retrospektiven kann das Team/der Manager besser einschätzen, wie lange es dauert, verschiedene Arten von Aufgaben oder Epics abzuschließen. Dies hilft Teams, bei der Einschätzung ihrer Ziele produktiver zu werden und gibt Raum, um ständig zu überprüfen und nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Retrospektiven helfen dem Team außerdem zu verstehen, was zu Erfolgen/Misserfolgen geführt hat und wie der Workflow entsprechend weiterentwickelt werden kann, was bedeutet, dass sich ein Team ständig verbessern kann.

 

How it is done?

Schritt 1: ein Board als Bucket, Backlog oder Roadmap erstellen

Alles beginnt mit einem Bucket oder Log. Dieser Bucket/Log sollte ein Board in deinem monday.com Konto sein. Erstelle ein neues Board, nenne es deinen Backlog und füge alle Aufgaben hinzu, die du tun musst, um dein Projekt oder Ziele auf absehbare Zeit (oder auch nicht) abzuschließen. Das Board kann auch eine Roadmap sein!

Don’t hold back. Get down to the dirty details. Try and break down tasks into their smallest parts. For example, if your project was to make home improvements and one of your tasks was to repaint your living room, you’d break this task down into:

  • Make home improvements
  • Eine Farbe für das Wohnzimmer aussuchen
  • Research where to buy the paint
  • Buy paint
  • Buy equipment for painting
  • Remove furniture
  • Cover the floors/fixed furnishings
  • Paint left wall
  • Paint right wall
  • Paint back wall
  • Second coat left wall
  • Second coat right wall
  • Second coat back wall
  • Remove any excess paint

Dies ist ein sehr einfaches Beispiel, aber es ist wichtig, eine Aufgabe aufzuschlüsseln. Auf diese Weise kann man genauer abschätzen, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Es hilft auch, Prioritäten zu setzen, wenn du auf eine bestimmte Deadline hin arbeitest, damit du einordnen kannst, welche Aufgaben die höchste Priorität haben!

Hier ist ein Beispiel, wie ein Backlog aufgebaut sein könnte:

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Sobald das Backlog-Board (oder Roadmap) erstellt ist, ist das schon die halbe Miete. Dieses Board sollte als Hauptboard in deinem monday.com Konto erstellt werden. Diese Transparenz wird das Team auf das große Ganze ausrichten und sicherstellen, dass es die Ziele versteht. Es bedeutet auch, dass jeder in deinem monday.com Konto darauf zugreifen und dazu beitragen kann. Teammitglieder können neue Elemente/Aufgaben hinzufügen, wenn sich das Projekt weiterentwickelt und fortschreitet oder wenn neue Aufgaben auftauchen.

Füge eine Datumsspalte hinzu, um die Frist jeder Aufgabe darzustellen, damit du herausfinden kannst, welche Aufgaben die höchste Priorität haben.

 

Step 2: Create a task board

Wie oben erwähnt, legt Agile Projektmanagement Wert darauf, nach kurzen Zeiträumen zu arbeiten, die als Sprints oder Iterationen bezeichnet werden. Wir empfehlen, in 2-Wochen-Sprints zu arbeiten, die jedoch auf Wunsch länger oder kürzer sein können. Erstelle ein Aufgabenboard und teile es in Gruppen auf, um jeden Zeitraum darzustellen. Du kannst die Teamaufgabenvorlage benutzen, oder, alternativ, eine neue erstellen. Dies ist ein Beispiel für ein von Grund auf neu erstelltes Board:

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Du kannst den Backlog zu Beginn jeder neuen Periode überprüfen und die Aufgaben entsprechend ihrer Priorität in jeden Sprint verschieben. Du kannst unsere Batch-Aktionen-Funktion verwenden, um mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuwählen und sie dann vom Backlog-Board in das Sprint-Board zu verschieben, direkt in die Gruppe, die den Sprint repräsentiert, in dem die Aufgabe erledigt werden soll.

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Step 3: Assign tasks to people in your team

Füge dem Aufgabenboard eine Personenspalte hinzu und weise jede Aufgabe einer Person im Team zu. Dies schafft Verantwortung für die Aufgaben, sorgt für eine ausgewogene Arbeitsteilung und stellt sicher, dass jeder weiß, mit wem er über Aufgaben sprechen kann.

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Verantwortlichkeit motiviert. Garantiert! Wenn neben einer Aufgabe das Gesicht einer Person steht, motiviert dies den Besitzer, gute Arbeit zu leisten – schließlich liegt es in seiner Verantwortung.

One person’s tasks often rely on another person’s tasks so knowing who to speak to will also ensure smooth collaboration.

 

Step 4: Add a status column to keep everyone up to date on the status of each task

Beim Agile Projektmanagement ist es wichtig, das Team ständig über den Status der Aufgaben auf dem Laufenden zu halten. Agile respektiert, dass sich Dinge ändern und unerwartete Umstände den Abschluss einer Aufgabe beeinflussen können. Wenn eine Aufgabe ins Stocken gerät oder sich verzögert, ist es auch wichtig, dass alle, die an verwandten Aufgaben arbeiten, darauf aufmerksam gemacht werden, damit sie ihre Zeitplanung entsprechend anpassen können.

Mit den anpassbaren Status-Labels (in so vielen auffälligen Farben) kannst du eine Reihe von Status festlegen – von „blockiert“ über „in Arbeit“ bis hin zu „Überprüfung ausstehend“ und natürlich „Erledigt“!

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Step 5: Prioritize your tasks

Ganz recht! Auch wenn Aufgaben aus deinem Backlog/Bucket/Roadmap in einen Sprint verschoben wurden, also die höchste Priorität haben, werden die Aufgaben in jedem Sprint relativ unterschiedliche Prioritäten erhalten.

Aufgaben können länger dauern, als wir schätzen, was bedeutet, dass möglicherweise nicht alle einem Sprint zugewiesenen Aufgaben abgeschlossen werden. Darüber hinaus können sich Pläne für das Projekt oder Kundenbedürfnisse auch während eines Sprints ändern. Auch wenn du einem Sprint niemals weitere Aufgaben hinzufügen würdest, ist es wichtig zu wissen, an welchen Aufgaben du zuerst arbeiten musst, um sicherzustellen, dass die kritischen Aufgaben vor denen mit relativ niedriger Priorität erledigt werden.

Agile methodology favors categorizing tasks according to 4 priorities - “Critical”, “High”, “Medium” and “Low”. Add another status column to your task board and use the colored labels to assign a priority to each task.

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Step 6: Estimate how long each task will take

It’s important to ensure that each team member has a realistic amount of time during a sprint to complete the tasks assigned to them. Of course, there may be sprints where time runs out and certain incomplete tasks must move to the next sprint however, the aim should always be to complete all tasks in the sprint.

Je mehr Übung du darin hast, die Zeit einzuschätzen, die für die Ausführung bestimmter Aufgaben benötigt wird, desto genauer werden deine Schätzungen.

Fügen deinem Board eine Zahlenspalte hinzu, klicke auf das untere Element „Summe“ und füge eine benutzerdefinierte Einheit für die Zeitmessung hinzu. Vielleicht möchtest du in Stunden arbeiten, oder wenn du in der Softwareentwicklung tätig bist, könnte SP bevorzugt werden.

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Step 7: Add a tag column to categorize tasks and group them

Tags sind eine großartige Möglichkeit, Aufgaben in deinem Backlog oder Aufgabenboard zu kategorisieren. Leg los und füge eine Tag-Spalte deinem Board hinzu.

Mithilfe eines einheitlichen Hashtag-Systems kannst du auswählen, zu welcher Kategorie oder zu welchen Kategorien eine Aufgabe gehört. Dies kann dir helfen, Aufgaben nach einem bestimmten Projekt, Epos oder Arbeitsbereich zu kategorisieren, auf den sie sich beziehen.

In unserem Beispiel für Heimwerker kannst du beispielsweise die Tags verwenden: #küche #farbe #wohnzimmer. Softwareentwickler, deren Arbeit in Epics unterteilt ist, können die Tags verwenden: #bug, #homepage #feature. Customer Success Manager können ihre Aufgaben mit den Tags kategorisieren: #knowledgebase #KB #webinare oder #onboarding.

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Step 8: Keep your team up to date and communicate

Die Kommunikation mit deinem Team ist der Schlüssel zur Agile Methodik. Während du deine Aufgaben während eines bestimmten Sprints abarbeitest, füge Updates zu deinen Aufgaben hinzu, um dein Team über alle relevanten Details auf dem Laufenden zu halten.

@erwähne eine Person in deinem Team mit Namen:

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Oder erwähne das gesamte Team, um sicherzustellen, dass alle eine Benachrichtigung erhalten und die richtigen Personen informiert und auf dem Laufenden gehalten werden:

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Die Aktualisierungen in einem Element speichern alle relevanten Informationen zu einer Aufgabe an einem Ort und halten das Team auf dem gleichen Stand. Du kannst auch ein Update zu einem Status hinzufügen, sodass, wenn du den Status deiner Aufgabe änderst, du dies mit den entsprechenden Personen im Kontext kommunizieren kannst.

Lade Dokumente hoch, die Bezug zu den Aufgaben im Updates-Bereich haben. Vielleicht hast du die Aufgabe, eine bestimmte Copy zu schreiben und eine andere Person während des Sprints die Aufgabe, sie zu bearbeiten. Das Hochladen der letzten Arbeit in die Aktualisierungen der Aufgabe und das @erwähnen der Person, die für die Bearbeitung verantwortlich ist, ermöglicht es einem, Informationen nahtlos auszutauschen und den Staffelstab vom Abschluss der Aufgabe zum Beginn der nächsten Aufgabe weiterzugeben.

Weitere Informationen zur Kommunikation mit deinem Team findest du unter monday.com hier.

 

Step 9: Hold short daily meetings with your whole team

Zu den Prinzipien des Agile Projektmanagements gehört neben der Kommunikation auf der Plattform die persönliche Kommunikation. Man kann zu Beginn jedes Arbeitstages kurze 10-15-minütige Meetings einplanen, in denen das Team zusammensitzt und einen schnellen Überblick darüber gibt, was am Vortag gearbeitet wurde und woran es an diesem Tag arbeiten wird. Alle spezifischen Probleme, die von den Beiträgen des Teams profitieren könnten, können hervorgehoben werden, was eine maximale Zusammenarbeit und Unterstützung durch deine Teamkollegen ermöglicht.

 

Step 10: Review and analyze the results at the end of each sprint

Agile schätzt Rückblick und das Lernen aus früheren Fehlern, damit sich der Arbeitsablauf und die Praktiken deines Teams ständig weiterentwickeln und verbessern können. Man kann sich am Ende jedes Sprints mit seinem Team zusammensetzen, das Aufgabenboard durchgehen und sicherstellen, dass alles Erledigte grün markiert ist, also „Erledigt“.

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Dies wird dein Team motivieren und die Moral verbessern, indem es visuell zeigt, wie viel erreicht wurde. Es ist auch eine gute Zeit, um alles zu diskutieren, was in Zukunft besser gemacht werden könnte, und die Arbeitsprozesse auf der Grundlage von Feedback zu verbessern.

 

Step 11: Store your completed sprints at the bottom of your task board and repeat

At the end of each sprint, move the group representing the completed sprint to the bottom of your task board. This allows you to keep a record of what’s been achieved and, should a completed task come back to life, means you can move an item to a new sprint, keeping all of the details and data attached to it.

Gehe zurück zum Backlog, verschiebe die Aufgaben, an der du arbeiten möchtest, in die Gruppe, die den nächsten Sprint repräsentiert, und beginne den Zyklus von vorne.

 

Letzte Anmerkung

Es gibt viele Techniken des agilen Projektmanagements, die alle eines gemeinsam haben – das Arbeiten in kurzen Zyklen, Sprints oder Iterationen genannt.

Dies ermöglicht es Teams, die Erwartungen und Bedürfnisse der Kunden ständig zu bewerten und neu zu bewerten, um ihr Produkt zu verbessern, anstatt daran zu arbeiten, etwas auf einmal zu produzieren. Der Fokus eines Teams liegt auf den Aufgaben und Teilprojekten mit der höchsten Priorität, die sich entsprechend den Bedürfnissen und Erwartungen von Kunden/Stakeholdern ändern und anpassen.

The team is at the center and each member of the team will be working towards completing tasks which they are responsible for in each time period. Each team member's goal and focus is to show the progress of tasks throughout a sprint, working towards getting their tasks “done”.

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!