Verwalten deines Teams mit monday.com

In dieser Anleitung wird erklärt, wie du monday.com optimal zur effizienten Verwaltung deines Teams nutzen kannst. Sie bietet außerdem hilfreiche Tipps zur bestmöglichen Nutzung der Plattform als Manager.

monday.com kann für alle Aspekte der Leitung deines Teams verwendet werden – nicht nur für die Verwaltung deiner Projekte und Aufgaben. Außerdem ist es wichtig zu verstehen, dass monday.com als Tool für Zusammenarbeit entwickelt wurde, nicht nur als Projektmanagement-Tool, da Zusammenarbeit viel mehr ist als reines Projektmanagement. Das heißt: Wenn du die Plattform nach der korrekten Einrichtung mit deinem Team verwendest, wird sie zur zentralen (wenn nicht gar einzigen) Art der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen dir und deinem Team. Das heißt, weniger Zeit in langwierigen Meetings und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge 😊

Aktives Arbeiten mit einem High-Level-Projekt-Board und einem Low-Level-Aufgaben-Board

High-Level-Projekt-Board

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Wir wissen, dass Manager alle Hände voll zu tun haben, wenn sie mehrere Projekte gleichzeitig leiten. Durch die Erstellung eines High-Level-Projekt-Boards, das als Projekt-Dashboard verwendet wird, können du und dein Team den Fortschritt und den Status jedes einzelnen Projekts verfolgen und immer den Überblick behalten. Es ist wichtig, sich nur auf die einfache Übersicht jedes Projekts konzentrieren zu können, ohne die kleinen Details, die zu einem Low-Level-Board hinzugefügt werden können (siehe unten).

Du solltest dein High-Level-Projekt-Board mit Statusspalten erstellen, um die Hauptphasen oder Meilensteine jedes Projekts darzustellen, sodass du den Fortschritt mit einem einfachen Klick aktualisieren kannst. Verwende eine Personenspalte (oder mehrere Spalten oder eine Teamspalte, die in unserer Spaltenbibliothek verfügbar sind), um zuzuweisen und anzuzeigen, welche deiner Teammitglieder für das gesamte Projekt oder für eine bestimmte Phase verantwortlich sind. Du kannst jedem Teammitglied auch Verantwortung zuweisen. Verwende eine Datumsspalte, um die wichtigsten Termine jedes Projekts hinzuzufügen. Wenn du dein Board so aufbaust, weißt du immer, was gerade geschieht und kannst beurteilen, ob du deine Ziele erfüllen wirst. Mit der Spalte Link (verfügbar in der Spaltenbibliothek) oder der Tags kannst du die Verbindung zwischen zwei Board-Typen besser erkennen und nahtlos zwischen ihnen wechseln 😊

Das Aufgaben-Board

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Neben deinem High-Level-Projekt-Board solltest du mit einem Aufgaben-Board auf niedrigerer Ebene arbeiten, um zu bestimmen, was du und dein Team in den einzelnen Wochen tatsächlich tun müsst. Arbeite anhand von Zeitabschnitten, wöchentlichen, zweiwöchentlichen oder vierteljährlichen Zeiträumen, je nachdem was am besten geeignet ist, aber füge immer erreichbare Ziele zu diesem Board hinzu. Lege Prioritäten für die Aufgaben in jedem Zeitraum fest und teile dein Board in Gruppen auf, die für die Zeiträume stehen, in denen ihr arbeitet: zum Beispiel diese Woche, nächste Woche oder November, Dezember. Eine tolle Möglichkeit der Synchronisation ist die Wochenspalte (verfügbar in unserer Spaltenbibliothek). Mit ihr kannst du die Woche festlegen, in der deine Teammitglieder an einem Projekt arbeiten sollen.

Wenn du deine Aufgaben auf diese Weise aufteilst, kannst du mit einem Team sicherstellen, dass die Arbeitslast fair verteilt wird und dass jedes Teammitglied eine realistische Arbeitslast für den jeweiligen Zeitraum hat. Durch die vorausschauende Arbeitsweise, weiß dein Team immer, was ansteht, und kann seine Zeit effektiver einteilen.

Deine Teammitglieder können nun Aufgaben realistisch abschließen und das auf unterhaltsame, visuelle Weise mitteilen. Das Abschließen von Aufgaben, „das Board grün machen”, wie wir gerne sagen, wird als Belohnung für die Mühen angesehen und reduziert den Bedarf an Delegation und Mikromanagement drastisch.

Transparenz schaffen

Dein High-Level-Projekt-Board und dein Aufgaben-Board sollten Haupt-Boards sein. Dadurch stellst du sicher, dass alles transparent ist und jeder im Team darauf zugreifen kann. Ein High-Level-Projekt-Board, auf das jeder zugreifen kann, gewährleistet, dass jeder – vom Praktikanten bis zum Manager – über die Endziele informiert ist. Außerdem kann dein Team so besser verstehen, wie seine Aufgaben zum Gesamtziel beitragen, wodurch ihre Arbeit an Relevanz und Bedeutung gewinnt und ihre Motivation steigt.

Verantwortung zuweisen

Wenn du ein Teammitglied (oder ein ganzes Team mit der Teamspalte aus unserer Spaltenbibliothek) zu einer Aufgabe oder einem Projekt über die Person-/Teamspalten zuweist, überträgst du einen Teammitgliedern die Verantwortung für ihre Arbeit (in ihren Augen und in den Augen anderer).

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Teammitglieder werden motivierter sein, ihre Aufgaben bis zum Termin (oder früher) zu erfüllen und ihr Bestmögliches geben. Darüber hinaus kannst du messen, wie effizient und effektiv deine Teammitglieder arbeiten. Jeder weiß, an wen er sich bezüglich einer Aufgabe oder eines Projekts wenden kann, wer für Fehler zur Verantwortung gezogen werden kann (obwohl wir natürlich hoffen, dass es keine gibt), und wer für tolle Arbeit beglückwünscht werden kann.

 Tipp: Unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass Anerkennung für gute Arbeit einer der wichtigsten Faktoren für Glück bei der Arbeit ist.
 Einen visuellen Überblick erhalten 

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Fügen deinem High-Level-Projekt-Board und deinem Aufgaben-Board eine Timeline-Spalte hinzu und verwende die Standardansicht, um die Verteilung der Arbeit auf alle Aufgaben und Projekte anzuzeigen. So kannst du prüfen, wie die Arbeitslast in deinem Team verteilt ist. Außerdem siehst du, wer im Team freie Kapazitäten hat und wann sie in Arbeit ertrinken.

Wenn du diese Funktion in deinen Haupt-Boards nutzt, sodass jeder im Team sie sehen kann, wird Bürointrigen und Missverständnissen entgegengewirkt. Eine offene, transparente Arbeitsumgebung macht dein Team glücklicher und leistungsfähiger. Wenn sie sehen, wie sich ihre Aufgaben und Projekte über einen längeren Zeitraum verteilen und wie beschäftigt das restliche Team ist, können alle Teammitglieder ihre Zeit genau planen, damit Fristen eingehalten werden.

Suchen/Filtern in einem Board

Du kannst jedes Board filtern nach der Person (oder bald auch nach dem Team) filtern, die den Aufgaben oder Projekten zugewiesen ist. So hast du die Möglichkeit, schnell und einfach zu prüfen, wie du die Arbeitslast auf dein Team verteilt hast und wie der Status der Aufgaben ist, an denen jedes einzelne Teammitglied arbeitet.

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Wenn du mehrere Filter auf die Boards anwendest, z. B. „Lea” in der Personenspalte und „Wird bearbeitet” in der Statusspalte kannst du herausfinden, welche Aufgaben von deinen Teammitgliedern noch abgeschlossen werden müssen. Du kannst die Aufgaben oder Projekte auch anhand ihres Fälligkeitsdatums, ihrer Überfälligkeit, nach dieser Woche, diesem Monat usw. prüfen. Indem du z. B. nach „Lea” in der Personenspalte und „Überfällig” in der Datumsspalte suchst, kannst du messen, wie effizient und effektiv deine Teammitglieder arbeiten, aber, was noch wichtiger ist, du kannst sehen, welche Aufgaben nicht rechtzeitig abgeschlossen werden, und verstehen, woran das liegt.

Mit dem ganzen Team kommunizieren

Stelle sicher, dass du immer mit den richtigen Personen kommuniziert, indem du in deinem monday.com Konto Teams erstellst. Mit @Erwähnung kannst du mit dem ganzen Team kommunizieren, ohne den Namen jedes Einzelnen eingeben zu müssen (und dabei vielleicht jemanden zu vergessen), wodurch allgemeine Ankündigungen erleichtert werden. Diese Funktion kann auch verwendet werden, um das ganze Team in eine Aufgabe einzubeziehen, indem du alle für das Element abonnierst oder @Erwähnung verwendest, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Dadurch kannst du auch Zeit sparen, wenn Abonnenten zu einem neuen Board hinzugefügt werden. Durch @Erwähnen des Teamnamens im Feld „Abonnenten hinzufügen” kannst du das Team mit einem Mal hinzufügen, sodass keiner mehr Updates im Board verpasst.

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Gemeinsam prüfen

Am Ende jeder Woche solltet ihr euch zusammensetzen und das Aufgaben-Board durchgehen. Setzt alles, was „Fertig” ist, auf grün und ihr werden stolz darauf sein, wie viel ihr zusammen erreicht habt. Dies ist ein tolles Tool, um dein Team zu motivieren und für Teamgeist zu sorgen, aber es erleichtert auch den Start in die kommende Arbeitswoche, da jeder weiß, was abgeschlossen wurde und was noch ansteht.

Weitere hilfreiche Boards zum Verwalten deines Teams auf monday.com 

Schulungs- und Knowledge Base-Boards

Die Erstellung eines Boards für Schulungen ist eine tolle Möglichkeit, neuen Teammitgliedern das Selbststudium und das Finden von Antworten auf Fragen zu ermöglichen, die sie beim Einstieg in dein Team mit Sicherheit haben werden.

Du kannst das Board in Gruppen nach Thema aufteilen, die Frage als Element hinzufügen und dann die Antwort in einem Updates-Abschnitt aufnehmen.

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Wenn du dein Knowledge Base-Board als Teil der Schulung verwenden möchtest, füge Statusspalten für jedes neue Teammitglied hinzu und bitte sie, den Status jeder Frage zu aktualisieren, wenn sie sie angesehen haben. So kannst du sehen, was sie bereits abgedeckt haben und was noch angesehen werden muss.

Wenn du etwas Zeit in die Erstellung von Boards wie diesen investierst, sparst du Zeit bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder und musst das Rad nicht jedesmal von neuem erfinden. Solche Boards können immer verwendet werden, um den Wissensstand im Team auf einem Niveau zu halten, damit jeder immer auf dem neuesten Stand ist.

 

Board für wöchentliche Schichten

Wenn du und dein Team in wöchentlichen Schichten arbeitet, kannst du monday.com sogar verwenden, um Schichten für die einzelnen Wochen zuzuweisen. Das nachfolgende Beispiel zeigt eine tolle, einfache Möglichkeit, wie das geht. Wenn Teammitglieder dann Schichten tauschen möchten, ist das unabhängig von dir möglich, indem sie einfach in Update für den Tag hinzufügen, den sie tauschen möchten und das andere Teammitglied @erwähnen, um die Änderung anzufragen.

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Es bietet dir und deinem Team eine schnelle Übersicht darüber, wer wann arbeitet, sodass immer Klarheit herrscht. 

Board für Urlaubsanfragen und -genehmigungen

Du kannst auch ein Board für die Urlaubsanfragen deines Teams erstellen! Bitte deine Teammitglieder, ihre Urlaubsanträge in die entsprechende Gruppe einzutragen (nach Quartale / Monate / Ausstehend und Genehmigt – du entscheidest) und lege dann den Status fest oder verschiebe das Element nach der Genehmigung in die Gruppe „Genehmigt”. So vergisst du keine Anfrage und kannst verfolgen, wer nicht im Büro ist, und sicherstellen, dass immer ausreichend Mitarbeiter da sind.

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Gespräche

Es gibt immer Bedarf an Gesprächen mit deinen Teamkollegen, die nicht im Zusammenhang mit den Aufgaben oder Projekten in deinen Boards stehen, z. B. um Büroregeln zu besprechen, die allgemeine Unternehmenskultur, Teambuilding-Veranstaltungen, gemeinsames Mittagessen (und was bestellt werden soll). Du kannst entweder ein Gespräche-Board erstellen und einfach loslegen oder eine allgemeine Gruppe für ein Board mit wöchentlichen Aufgaben erstellen und eines der Elementes „Gespräche” nennen! Dein Team kann neue Elemente für Themen hinzufügen, über die es sprechen möchte. Mit einem Board/Element „Gespräche” kannst du den Teamgeist pflegen und deinen Teammitgliedern eine Stimme geben.

Viel Spaß bei der Erstellung deiner Boards. Lasse dein Team aktiv werden!

Wenn du Fragen oder Vorschläge hast oder On-Boarding-Geschichten teilen möchtest, wende dich an support@monday.com