Suchst du nach einer Möglichkeit, dir einen klaren Überblick über mehrere gleichzeitig laufende Projekte zu verschaffen? Möchtest du auf einen Blick sehen, wo deine Projekte oder Aufgaben stehen, ohne viele Boards durchsuchen zu müssen? Dann bist du hier genau richtig – wir stellen dir das Übersichts-Board vor!

 

Was ist ein Übersichts-Board?

Mit einem Übersichts-Board behältst du stets den Überblick darüber, woran du und dein Team arbeiten, und zwar über verschiedene Boards hinweg. Übersichts-Boards können nach Quartalen, Monaten, Phasen, Kunden, Projekten oder auf jede andere erdenkliche Weise, die für dein Team nützlich ist, organisiert werden. Einfach ausgedrückt: Ein Übersichts-Board ist der erste Schritt zur Entwicklung eines optimierten Workflows! 

 

Vorteile eines Übersichts-Boards

Während Übersichts-Boards oft auf Manager und Führungskräfte ausgerichtet sind, die einen Überblick über Projekte oder Meilensteinabschlüsse benötigen, können sie sich auch auf andere Teammitglieder auswirken. Die Erstellung eines Übersichts-Boards kann für dein Unternehmen von Vorteil sein, da es allen Teammitgliedern die langfristigen Ziele vermittelt. 

 

Wie erstellt man ein Übersichts-Board?

In diesem Beispiel erstellen wir ein Übersichts-Board für ein großes Rebranding-Projekt, an dem unser Team gerade arbeitet.

 

Sehen wir uns noch einmal an, wie wir unser Übersichts-Board organisiert haben! Denke daran, dass dies nur ein Beispiel ist und dass du die Struktur deines Boards vollständig an deine eigenen Bedürfnisse anpassen kannst.

• Gruppen: Wir haben unsere Gruppen nach den einzelnen Phasen unseres Projekts geordnet. 
• Elemente: Die Elemente auf unserem Board stellen jeden wichtigen Meilenstein innerhalb einer Phase unseres Projekts dar.
• Spalten: Die Spalten auf unserem Board ermöglichen es uns, alle wichtigen Datenpunkte an einem zentralen Ort zu erfassen. Dies sind ein paar Spaltentypen, die wir hier für wichtig halten:
  • Personen-Spalte um einem Projektmanager Eigentümerschaft zu bieten, der den zugehörigen Meilenstein überwacht.  
  • Zeitleistenspalte um einen Zeitrahmen für jeden Meilenstein zu verfolgen. Wir werden später sehen, wie diese Spalte durch die Gantt-Ansicht zum Leben erweckt wird.
  • Status-Spalte, um die Abteilung anzuzeigen, zu der jeder Meilenstein gehört. Denke daran, dass diese Beschriftungen angepasst werden können, um alles anzuzeigen, was du möchtest.

 

Verbinde dein Übersichts-Board mit einem Detail-Board (oder mehreren!)

Einer der nützlichsten Aspekte eines Übersichts-Boards ist, dass es mit Detail-Boards verknüpft und synchronisiert werden kann, so dass Informationen sofort von einem Board zum anderen fließen können. Während sich Übersichts-Boards auf das Gesamtbild konzentrieren, sind Detail-Boards nützlich, um einen Einblick in bestimmte Kerndetails und spezifische Aspekte eines größeren Prozesses zu erhalten.

Im Folgenden findest du einige Möglichkeiten, wie du deine Detail- und Übersichts-Boards miteinander verbinden kannst, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen jederzeit aktualisiert werden:

 

• Die Boardverbindungs- und die Spiegelspalte

Die Boardverbindungsspalte und die Spiegelspalte arbeiten zusammen, um Informationen von einem oder mehreren Boards mit dem aktuellen zu verbinden und zu spiegeln. Wenn du Informationen von einem Board auf ein anderes spiegelst, kannst du die gespiegelten Informationen bearbeiten und diese Änderungen werden auf beiden Boards wiedergegeben.

Für unser „Rebranding Projekt Übersichts-Board“ wollten wir Informationen aus drei separaten Detail-Boards, die sich auf dieses Projekt beziehen, einfach verknüpfen und wiedergeben: unsere „Rebranding Kampagnenplanung“, „Rebranding PR Strategie“ und „Rebranding Tägliche Aufgaben“ Boards. Dazu haben wir zuerst eine Verbindung in den entsprechenden Boards aus der Boardverbindungsspalte hergestellt:

 

Im folgenden Beispiel haben wir den Status aller Aufgaben aus den angeschlossenen Boards (z. B. das „PR Rebranding Detail“ Board im ersten Bild) auf das Übersichts-Board übertragen, um einen Gesamtüberblick (zweites Bild) über den Fortschritt der einzelnen angeschlossenen Boards zu erhalten.  

• Detail-Board:

Verknüpftes Übersichts-Board:

 

• Die Link-Spalte

Alternativ kannst du auch einfach Hyperlinks zu allen verwandten Boards hinzufügen, indem du die Link-Spalte verwendest. Die Link-Spalte ermöglicht es dir, Detail-Boards mit verwandten Elementen zu verbinden. Sie gibt dir einen speziellen Bereich zur Eingabe der eindeutigen URL dieser Boards. Mit dieser Spalte kannst du ganz einfach zwischen den Boards hin- und herspringen. 

 

• Tags-Spalte

Die Tag-Spalte bietet eine Möglichkeit, Gruppen von Elementen über verschiedene Boards hinweg zu organisieren. Du kannst Tags verwenden, um Kategorien, Abteilungen, Quartale usw. zu verfolgen.

Durch das Taggen und die Verwendung von Alles durchsuchen kannst du Verbindungen zwischen all deinen Boards über das gesamte Konto hinweg erstellen.

 

Meilensteine mit der Gantt-Ansicht verfolgen

Die Board-Ansichten ermöglichen es dir, die Informationen auf deinen Boards auf eine andere Art zu visualisieren. Für eine robuste Ansicht deines Übersichts-Boards empfehlen wir die Gantt-Ansicht, in der du alle deine Meilensteine in Relation zueinander sehen kannst. Du kannst Elemente verschieben, um sicherzustellen, dass die Zuordnung in den Zeitplan deines Teams passt, und du kannst auf das Element selbst klicken, um ein Board mit weiteren Details anzuzeigen. 

Die Zeitleistenansicht kann nach Person, Status oder Abteilung gruppiert werden, um eine noch informativere Aufschlüsselung zu erhalten.

 

Erhalte wertvolle Einblicke mit den Diagramm-Ansichten

Die  Diagramm-Ansicht  ist eine hervorragende Lösung, um deine Daten aufgeschlüsselt auf deinem Übersichts-Board darzustellen. In dieser Ansicht kannst du die Daten deines Boards nach dem Verantwortlichen, dem Status deiner Meilensteine, der Abteilung oder anderen relevanten Informationen aufschlüsseln. 

Unten sehen wir ein Beispiel für all unsere Daten, aufgeschlüsselt nach Abteilung, aber gestapelt nach Projektmanager. Dies bietet einen Einblick in unser Ressourcenmanagement für dieses Projekt. 

Hier erfährst du mehr über die Diagramm-Ansicht.

 

Automatisiere deinen Workflow

Automatisierungen sind einfache, anpassbare Prozesse, die du in nur wenigen Sekunden erstellen kannst. Dabei kann es sich um Push-Benachrichtigungen über bestimmte Aktualisierungen oder um automatische Aktionen handeln, die ausgeführt werden, sobald eine Aktion abgeschlossen ist.

Hier sind einige nützliche Automatisierungen, um dein Übersichts-Board zu optimieren: „Every time period, notify someone“

Diese Automatisierung kann verwendet werden, um eine Benachrichtigung an die Person zu senden, die das gesamte Projekt beaufsichtigt. Diese Benachrichtigung kann als Erinnerung dienen, um sich beim Team zu melden, einen Wochenbericht zu schreiben oder andere regelmäßige Ereignisse, die eine Erinnerung erfordern. 

„Wenn das Datum abgelaufen ist und der Status etwas ist, benachrichtige jemanden“

Mit dieser Automatisierung wird der Projektmanager benachrichtigt, wenn ein Fälligkeitsdatum überschritten wurde und das Element nicht abgeschlossen ist.

Das Datum eines Elements anpassen, damit es die Datumsänderungen seines abhängigen Elements widerspiegelt.

Wenn du Abhängigkeiten zu deinem Board hinzufügst, um die Beziehungen zwischen den Elementen zu definieren, stellt diese Automatisierung sicher, dass das Datum eines Meilensteins angepasst wird, wenn das abhängige Element des Meilensteins angepasst wird.

 

Andere Möglichkeiten, Erkenntnisse auf der Übersichtsebene zu gewinnen

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!