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Was ist ein Übersichts-Board?

 

Was ist ein Übersichts-Board?

Mit einem Übersichts-Board behältst du stets den Überblick darüber, woran du und dein Team arbeiten, und zwar über verschiedene Boards hinweg. Übersichts-Boards können nach Quartalen, Monaten, Phasen, Kunden, Projekten oder auf jede andere erdenkliche Weise, die für dein Team nützlich ist, organisiert werden. Diese Art von Board ermöglicht es dir, einen schnellen Überblick über deine Aufgaben zu gewinnen und alle Dinge zu priorisieren, die eilig sind. Einfach ausgedrückt: Ein Übersichts-Board ist der erste Schritt zur Entwicklung eines optimierten Workflows! 

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So unterstützt es deinen Arbeitsablauf

Obwohl diese Boardtypen auf Manager und Teamleiter ausgerichtet sind, die einen Überblick über Projekte und Meilensteine benötigen, können die Übersichts-Boards auch für deine Teammitglieder nützlich sein. Die Erstellung eines Übersichts-Boards kann für dein Unternehmen von Vorteil sein, da es allen Teammitgliedern die langfristigen Ziele vermittelt. Ein Verständnis für das große Ganze kann zu mehr Produktivität und allgemeiner Zufriedenheit bei der Erledigung alltäglicher Aufgaben führen.

 

Wie erstellt man ein Übersichts-Board?

In diesem Beispiel erstellen wir ein Übersichts-Board für ein großes Rebranding-Projekt.

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Schritt 1: Gruppen hinzufügen

Wir wollen auf unserem Übersichts-Board jeden Meilenstein sehen, der pro Phase abgeschlossen werden muss. Da wir unser Übersichts-Board nach Phasen aufgeschlüsselt sehen wollen, beginnen wir damit, Gruppen hinzuzufügen, die jede Phase repräsentieren. Auf dem Board oben siehst du die „Phase 1“ in blau und die „Phase 2“ in lila. Wenn unser Projekt nach Quartalen oder Monaten gegliedert wäre, würden wir die Gruppen auch entsprechend beschriften.

 

Schritt 2: Meilensteine hinzufügen

Du kannst dann damit beginnen, Elemente für jeden wichtigen Meilenstein hinzuzufügen. Der erste Meilenstein auf unserem Board ist das „Departmental and Overall Rebrand Budget (Budget der Abteilung und Gesamtbudget für das Rebranding)“, dann das „Logo Redesign (Design des neuen Logos)“, dann die „Copyright Procedures (Urheberrechtschritte)“ usw.

 

Schritt 3: Grundlegende Spalten hinzufügen 

Um dieses Board zu vervollständigen, haben wir Spalten hinzugefügt. Du solltest Spalten hinzufügen, damit alle wichtigen Informationen auf diesem einzelnen Board dargestellt werden. Dies sind Spalten, die wir als wesentlich erachten, wenn es darum geht, dein Team auf dem Laufenden zu halten:

  • Personenspalte: Die Personenspalte hilft dabei, einem Projektmanager eines Meilensteins klare Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Wenn du ein Teammitglied zuweist, erhält es eine Benachrichtigung.
  • Zeitleistenspalte: Die Zeitleistenspalte ist wichtig, wenn du den Zeitrahmen für die Meilensteine verfolgen willst. Sie eignet sich perfekt für die Organisation deiner Arbeitsabläufe. Wir werden später in diesem Artikel sehen, wie diese Spalte über die Zeitleistenansicht zum Leben erweckt wird.
  • Statusspalte: Die Beschriftungen der Statusspalte können angepasst werden. Deine Beschriftungen können den Fortschritt, die Priorität oder die für diesen bestimmten Meilenstein verantwortliche Abteilung darstellen (wie in unserem Beispiel).

 

Ein Übersichts-Board mit einem Detail-Board verbinden

Ein Übersichts-Board kann mit einem oder mehreren Detail-Boards ergänzt werden. Während sich Übersichts-Boards auf das Gesamtbild konzentrieren, sind Detail-Boards nützlich, um Einblicke in bestimmte Kerndetails zu erhalten. Detail-Boards können als Aufgaben-Board fungieren. 

Es gibt mehrere monday.com-Spalten, um die Übersichts-Boards mit den Detail-Boards zu verbinden. So kannst du sicherstellen, dass alle relevanten Informationen jederzeit aktualisiert werden. Im Folgenden findest du einige Spalten, die du zum Verbinden deiner Detail- und Übersichts-Boards verwenden kannst.

 

  • Die Link-Spalte

Die Link-Spalte ermöglicht es dir, Detail-Boards mit verwandten Elementen zu verbinden. Sie gibt dir einen speziellen Bereich zur Eingabe der eindeutigen URL dieser Boards. Mit dieser Spalte kannst du ganz einfach zwischen den Boards hin- und herspringen. Hier kannst du mehr über die Verbindungsspalte erfahren.

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  • Spalte spiegeln

Die Spiegelspalte ermöglicht es dir, Informationen von Spalten auf deinem Übersichts-Board auf deinem Detail-Board zu spiegeln (oder umgekehrt). Wenn du Informationen von einem Board auf ein anderes spiegelst, kannst du die gespiegelten Informationen bearbeiten und diese Änderungen werden auf beiden Boards wiedergegeben.

Im folgenden Beispiel haben wir den Fortschritt aller Aufgaben aus unserem Board „PR Rebranding Low Level (PR neues Branding Detail)“ (erstes Bild) für einen schnellen Überblick auf das Übersichts-Board (zweites Bild) gespiegelt.  

Detail-Board:

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Verbundenes Übersichts-Board:low.png Hier erfährst du mehr über die Spiegelspalte.

 

  • Tags-Spalte

Die Tag-Spalte bietet eine Möglichkeit, Gruppen von Elementen über verschiedene Boards hinweg zu organisieren. Du kannst Tags verwenden, um Kategorien, Abteilungen, Quartale usw. zu verfolgen.

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Durch das Taggen und die Verwendung von Alles durchsuchen kannst du Verbindungen zwischen all deinen Boards über das gesamte Konto hinweg erstellen.

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Verfolge Meilensteine in der Zeitleistenansicht

Mit den Ansichten kannst du Informationen auf deinen Boards visualisieren. Für ein Übersichts-Board empfehlen wir die Zeitleistenansicht. In dieser Ansicht kannst du all deine Meilensteine in Relation zueinander sehen. Du kannst Elemente verschieben, um sicherzustellen, dass die Zuordnung in den Zeitplan deines Teams passt, und du kannst auf das Element selbst klicken, um ein Board mit weiteren Details anzuzeigen. Der Gantt-Modus ist ebenfalls verfügbar.

Die Zeitleistenansicht kann nach Person, Status oder Abteilung gruppiert werden, um eine noch informativere Aufschlüsselung zu erhalten.

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Erhalte wertvolle Einblicke mit den Diagramm-Ansichten

Die  Diagramm-Ansicht  ist eine hervorragende Lösung, um deine Daten aufgeschlüsselt auf deinem Übersichts-Board darzustellen. In dieser Ansicht kannst du die Daten deines Boards nach dem Verantwortlichen, dem Status deiner Meilensteine, der Abteilung oder anderen relevanten Informationen aufschlüsseln. 

Unten sehen wir ein Beispiel für all unsere Daten, aufgeschlüsselt nach Abteilung, aber gestapelt nach Projektmanager. Dies bietet einen Einblick in unser Ressourcenmanagement für dieses Projekt. 

OP2__10_.png Hier erfährst du mehr über die Diagrammansicht.

 

Automatisiere deinen Workflow

Automatisierungen sind einfache, anpassbare Prozesse, die du in nur wenigen Sekunden erstellen kannst. Dabei kann es sich um Push-Benachrichtigungen über bestimmte Aktualisierungen oder um automatische Aktionen handeln, die ausgeführt werden, sobald eine Aktion abgeschlossen ist.

Hier sind einige nützliche Automatisierungen für dein Übersichts-Board:

„Bei jedem Zeitraum, jemanden benachrichtigen.“

Diese Automatisierung kann verwendet werden, um eine Benachrichtigung an die Person zu senden, die das gesamte Projekt beaufsichtigt. Diese Benachrichtigung kann als Erinnerung dienen, um sich beim Team zu melden, einen Wochenbericht zu schreiben oder andere regelmäßige Ereignisse, die eine Erinnerung erfordern. 

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„Wenn das Datum überschritten ist und der Status etwas ist, jemanden jeden Zeitraum benachrichtigen“

Mit dieser Automatisierung wird der Projektmanager benachrichtigt, wenn ein Fälligkeitsdatum überschritten wurde und das Element nicht abgeschlossen ist.

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Das Datum eines Elements anpassen, damit es die Datumsänderungen seines abhängigen Elements widerspiegelt.

Diese Automatisierung stellt sicher, dass das Datum eines Meilensteins angepasst wird, wenn das abhängige Element des Meilensteins angepasst wird.

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Hier erfährst du mehr über Automatisierungen.

 

Andere Möglichkeiten, Erkenntnisse auf der Übersichtsebene zu gewinnen

Nachdem du nun alles über Übersichts-Boards gelernt hast, sollten wir uns Dashboards ansehen, in denen du mehrere Boards in einer Übersicht zusammenführen kannst. Mit einem Dashboard kann man Übersichten, Vergleiche oder Aufschlüsselungen erstellen, um dein Team über alles Wichtige zu informieren.

Du kannst dein Dashboard mit Widgets anpassen:  

 
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Hier findest du weitere Informationen zu Dashboards.

 

 

Wie wir bereits gesehen haben, sind Übersichts-Boards wirklich hilfreich, um deinen Arbeitsablauf zu optimieren. Wir hoffen, dass dir dieser Leitfaden beim Einstieg weiterhelfen wird!

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach an unser Kundenerfolgsteam unter support@monday.com .Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne! :)