Wie können wir dir helfen?

Das Aktivitätsprotokoll

 

Fragst du dich, wie du die Aktivitäten deines Teams am besten verfolgen kannst? Das Aktivitätsprotokoll ist deine Antwort. Bleibe stets auf dem Laufenden, indem du alle Änderungen auf einem Board an einem Ort verfolgst! Dann ist das Aktivitätsprotokoll deine Antwort. Bleibe stets auf dem Laufenden, indem du alle Änderungen auf einem Board an einem Ort verfolgst!

Es gibt verschiedene Arten von Aktivitätsprotokollen; das Board-Aktivitätsprotokoll, das Element-Aktivitätsprotokoll und das Unterelement-Aktivitätsprotokoll. Lies weiter, um mehr über jede dieser super hilfreichen Funktionen zu erfahren!

 

Auffinden des Board-Aktivitätsprotokolls

Im Aktivitätsprotokoll werden alle Aktivitäten auf einem Board in einer Liste angezeigt. Hier siehst du geänderte Termine, Status, Verschiebungen zwischen Gruppen und mehr!

Um zum Aktivitätsprotokoll deines Boards zu gelangen, klicke oben rechts auf deinem Board auf „Aktivität“:

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Dann öffnet sich ein Fenster auf der rechten Seite deines Boards:

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Du kannst die Größe des Fensters ändern, indem du auf das gepunktete Symbol links neben dem Fenster klickst und es nach links auf die gewünschte Größe ziehst. Das sieht so aus:

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In diesem Bereich kannst du sehen, wann und wer einen Status aktualisiert, eine Spalte geändert oder hinzugefügt hat und vieles mehr.

 

Wie funktioniert das?

Die im Aktivitätsprotokoll angezeigten Informationen variieren je nach deinem Abonnement. Im Basic-Paket kannst du nur die Aktivitäten der letzten Woche sehen. Das Standard-Paket speichert Aktivitätsdaten für 6 Monate, während das Pro- und Enterprise-Paket sie bis zu einem Jahr lang speichert. Weitere Details zu unseren Paketen findest du   hier

 

Jeder Eintrag im Protokoll hat folgende Struktur (von links nach rechts):

  • Wann die Änderung vorgenommen wurde
  • Wer die Änderung vorgenommen hat
  • Der Name des Elements oder der Gruppe, in der die Änderung vorgenommen wurde
  • Die Spalte, in der die Änderung vorgenommen wurde
  • Der vorherige Wert -> Der neue Wert

Hier ist ein Beispiel:

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  • Diese Änderung wurde vor 8 Tagen vorgenommen
  • Sie wurde von Kayla vorgenommen
  • Das Element, an dem die Änderung vorgenommen wurde, heißt Daniella
  • Die geänderte Spalte war eine Statusspalte namens RSVP
  • Der Status wurde von „Nicht empfangen“ auf -> „Empfangen“ geändert. 

 

Verfolge deine Automatisierungen

Du kannst sogar Änderungen sehen, die von Automatisierungen vorgenommen wurden, die du deinem Board festgelegt hast! Hier ist zum Beispiel eine Liste der Automatisierungen, die wir für dieses Board verwenden:

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Sobald eine Automatisierung ausgelöst wurde, wird das Aktivitätsprotokoll mit den Änderungen aktualisiert. Das Robotersymbol für Automatisierungen erscheint dort, wo die Person, die die Änderung vorgenommen hat, angezeigt wird. Schaue hier nach, um mehr über Automatisierungen zu erfahren!

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Berechtigungsänderungen verfolgen

Du kannst auch Änderungen an den Berechtigungen auf deinem Board sehen! Unten siehst du beispielsweise alle letzten Änderungen an den Berechtigungseinstellungen dieses Boards:

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So filterst du das Aktivitätsprotokoll

Du kannst das Aktivitätsprotokoll filtern, um nur die Updates anzuzeigen, die für dich interessant sind! Klicke einfach auf „Filterprotokoll“ und wähle aus, welche Filter du anwenden möchtest! Du kannst danach filtern, wann die Aktualisierungen stattgefunden haben, welche Gruppe aktualisiert wurde oder welche Spalte aktualisiert wurde.

Hinweis: Die Verwendung des Filterprotokolls ist nur in den Tarifen Pro und Enterprise verfügbar. Die Pakete Basic und Standard können nur danach filtern, wer die Änderung vorgenommen hat.

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Unten siehst du, dass wir unser Protokoll so gefiltert haben, dass nur Änderungen angezeigt werden, die heute aufgetreten sind. Wenn wir mit diesem Filter fertig sind, können wir einfach auf „Filter aufheben“ klicken, um wieder zu unserem kompletten Aktivitätsprotokoll zu gelangen.

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Du kannst filtern, wer die Änderung vorgenommen hat, indem du den Benutzernamen des Boards in die Suchleiste „Nach Namen filtern“ eingibst oder auf das Symbol für die Personenspalte hier drüben klickst:

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Du kannst die Suchleiste „Nach Namen filtern“ verwenden, um das Protokoll nach dem Namen des Elements zu filtern. Dies ist super nützlich, wenn du nach bestimmten Elementen oder Gruppen suchst, die vor langer Zeit gelöscht oder archiviert wurden. 

 

Zuletzt angesehen

„Zuletzt angesehen“ zeigt, wer in deinem Team zuletzt auf dein Board geschaut hat und wann. So weißt du, wer den Arbeitsablauf deines Teams im Auge behält.

Klicke in deinem Aktivitätsprotokoll auf die Registerkarte „Zuletzt angesehen“, um dieses Protokoll zu starten, wie wir es hier getan haben:

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Updates

Wie funktioniert das?

Das Updates-Protokoll zeigt eine Liste der letzten Updates von Elementen an. Du kannst das gesamte Update sehen und sogar über dieses Fenster antworten oder einen Daumen hoch geben! Am Anfang jedes Updates siehst du die Person, die sie aktualisiert hat, den Namen des Boards, den Namen der Kategorie und den Namen des Elements, das aktualisiert wurde. Rechts neben diesen Informationen siehst du, wann das Update stattgefunden hat. Hier kannst du auch eine Erinnerungsmeldung einstellen. Hier erfährst du mehr über Erinnerungen.

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Das Aktivitätsprotokoll

Das Element-Aktivitätsprotokoll verfolgt alle Updates, die an einem Element vorgenommen werden. Dieses Protokoll kompiliert Updates von nur einem Element und nicht vom gesamten Board wie im Aktivitätsprotokoll des Boards. Um das Protokoll zu öffnen, wähle zunächst aus, welche Aktualisierungen du sehen möchtest, und klicke dann einfach irgendwo in die erste Spalte des Elements. 

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Hinweis: Die einzige Stelle in dieser Spalte, die das Aktivitätsprotokoll des Elements nicht öffnet, ist das Stiftsymbol rechts neben dem Namen des Elements. Wenn du darauf klickst, kannst du den Namen des Elements bearbeiten, aber nicht das Aktivitätsprotokoll. Klicke einfach auf eine beliebige Stelle in der Spalte, um das Aktivitätsprotokoll des Elements zu starten.

Im Aktivitätsprotokoll des Elements kannst du einen vollständigen Verlauf der Aktivitäten im Zusammenhang mit den Updates dieses Elements sehen und wann sie stattgefunden haben. Die neuesten Updates stehen oben und sind dann absteigend organisiert. Du kannst auch eine Erinnerung für alle Updates einrichten.

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Tipp: Wenn du mit der Maus über das Datum der Aktualisierung fährst, siehst du das Datum und die Uhrzeit, zu der das Update veröffentlicht wurde.

Klicke auf den Tab „Infoboxen", um Dateien, Bilder, Q&As und Notizen hinzuzufügen oder anzuzeigen. Du kannst sehen, wer diese Informationen hinzugefügt hat und wann! Dies ist ein tolles Werkzeug, um alle für ein Element relevanten Details an einem Ort zusammenzufassen.

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Klicke im Fenster „Updates“ auf die Registerkarte „Aktivitätsprotokoll", um alle Änderungen anzuzeigen, die an diesem Element vorgenommen wurden. Die Änderungen werden wie im zuvor in diesem Artikel erwähnten Aktivitätsprotokoll angezeigt. Der einzige Unterschied ist, dass du hier nur Aktualisierungen siehst, die sich auf dieses bestimmte Element beziehen. 

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 Das Aktivitätsprotokoll des Elements kann dir auch dabei helfen, zu verfolgen, wann ein Element folgendes gewesen ist:

  • Erstellt
  • Dupliziert
  • Gelöscht
  • Archiviert
  • Wiederhergestellt

 

Das Aktivitätsprotokoll eines Elements filtern

Manchmal kann das Aktivitätsprotokoll eines Elements sehr lang werden und voller Updates stecken. Wenn du nach etwas Bestimmtem suchst oder nur bestimmte Updates sehen möchtest, kannst du die Liste filtern. Du kannst danach filtern, wer die Änderung vorgenommen hat, indem du auf das Symbol für die Personenspalte klickst, oder du verwendest die Option Filterprotokoll. Klicke einfach auf „Filterprotokoll“, um das Optionsfenster zu öffnen. Jetzt kannst du Filter auswählen, z. B. wann und in welcher Spalte eine Änderung vorgenommen wurde.

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Das Unterelement-Aktivitätsprotokoll

Du willst die verschiedenen Aktionen verfolgen, die du und dein Team in den Unterelementen eines Boards ausgeführt haben? Genau zu diesem Zweck haben wir ein Aktivitätsprotokoll für deine Unterelemente erstellt!

Um auf das Aktivitätsprotokoll der Unterelemente zuzugreifen, klicke einfach auf ein Unterelement, um es zu öffnen, und wähle dann „Aktivitätsprotokoll“. Hier findest du eine fortlaufende Liste der Aktionen, die an diesem bestimmten Unterelement ausgeführt wurden. 🙌

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Export nach Excel

Du kannst sogar Dein Element- oder Unterelement-Aktivitätsprotokoll oder Board-Aktivitätsprotokoll nach Excel exportieren! Es ist ganz einfach! Klicke auf das Excel-Symbol oben rechts auf deinem Bildschirm im Tab Aktivitätsprotokoll und öffne die erstellte Datei. 

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Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!🙂