Wer kann diese Funktion verwenden

Verfügbar für Pro- und Enterprise-Pakete 

Du fragst dich vielleicht, wie die Aktionen genutzt werden, wenn du einen Workflow erstellst. In diesem Artikel erklären wir dir alles, was du über Workflow-Aktionen und aktive Workflows wissen musst.

Aktive Workflows

Jedes Konto ist auf eine bestimmte Anzahl von Workflows begrenzt, die gleichzeitig als aktiv festgelegt sein können.

Was ist ein aktiver Workflow?

Beim Erstellen eines Workflows gilt dieser erst dann als aktiv, wenn er vollständig konfiguriert und veröffentlicht wurde. Jedes Mal, wenn ein Element erstellt wird, wird eine Aktion verwendet.

Nach der Veröffentlichung siehst du, dass sich das Label neben dem Workflow in aktiv geändert hat. Du kannst die Anzahl aktiver Workflows in deinem Konto nachverfolgen. Um mehr zu erfahren, lies den Artikel Kontonutzung.

Wie viele aktive Workflows stehen mir in meinem Konto zur Verfügung?

Du kannst beliebig viele Workflows erstellen, aber für aktive Workflows gelten folgende Einschränkungen:

• Für Pro-Konten kannst du bis zu 5 aktive Workflows veröffentlichen.
• Für Enterprise-Konten kannst du 250 aktive Workflows veröffentlichen. 

Weitere Workflows kaufen

Wenn du das maximale Limit aktiver Workflows für dein Konto erreicht hast, kannst du zusätzliche Workflows kaufen. Kontaktiere dazu bitte unser Vertriebsteam.

Autopilot-Hub

Um alle bestehenden Workflows in deinem Konto zu sehen, öffne den Autopilot-Hub über den Button oben auf deinem Bildschirm, wie unten gezeigt:

Sobald du den Autopilot-Hub geöffnet hast, klicke auf den Tab Workflows, um alle Workflows in deinem Konto zu sehen. Dort siehst du, welche Workflows aktiv oder inaktiv sind, in welchem Arbeitsbereich sie sich befinden, ihre Priorität und wann sie zuletzt aktualisiert wurden.

Solltest du dein Limit für aktive Workflows erreichen und über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, kannst du Workflows in der Workflow-Zentrale nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren, indem du den Statuswechsler auf der linken Seite der Workflow-Liste umlegst.

Verbrauchen Workflows Aktionen?

Aktive Workflows verbrauchen Aktionen und unterliegen den Automatisierungs-Aktionslimits deines gewählten Pakets.

Im KI-Generator für Workflows verbraucht jeder KI-gestützte Workflow (mit mindestens einem KI-Baustein) 8 KI-Credits pro Ausführung.

Aktionen, die von monday workflows verwendet werden, werden nicht in die Aktionsbegrenzungen für Integrationen einbezogen, unabhängig davon, ob du ein Tool eines Drittanbieters in deinem Workflow verwendest oder nicht.

Eine Aktion ist die Hauptkomponente unseres Preismodells. Mehr Informationen zur Preisgestaltung findest du in unserem Artikel zur Preisgestaltung für Automatisierungen und Integrationen.

Was ist eine Aktion?

Jeder Workflow-Block hat einen Trigger und eine Aktion (oder mehrere Aktionen).

Hier ein Beispiel: „Wenn sich ein Status zu etwas ändert, lösche das Element“

• In diesem Fall lautet der Trigger: „Wenn sich ein Status zu etwas ändert, ...“.
• Die Aktion ist „das Element löschen“.

Jedes Mal, wenn ein Element gelöscht wird, wird also eine Aktion verwendet. Wenn du diesen Block also dreimal auslöst, werden drei Elemente gelöscht, und das zählt dann als drei verwendete Aktionen.

Maximale Anzahl an Aktionen

Jedes Konto hat eine maximale Anzahl an Aktionen:

• eine für Automatisierungen, Ersteller von Workflows und Apps,
• eine für Integrationen

Wenn du einen Workflow erstellst, werden die verwendeten Aktionen nur auf das sogenannte Automatisierungslimit angerechnet. Dies gilt unabhängig davon, ob dein Workflow-Baustein mit einem externen Tool kommuniziert oder nicht.

Beispiel für Aktionslimits: Pro-Paket

Im Pro-Paket beträgt das Limit für Automatisierungen 25.000 Aktionen pro Monat. Wenn das Konto die ihm zugeteilten Aktionen innerhalb des Monats aufbraucht, wird die Anzahl der zusätzlichen Aktionen oberhalb der Begrenzung von den Aktionen des folgenden Monats abgezogen.

Ein Beispiel: Wenn im April 28000 Automatisierungsaktionen verwendet wurden, stehen noch 22000 Automatisierungsaktionen im Mai zur Verfügung. 

Weitere Informationen über die spezifische Aktionsbegrenzung für dein Konto findest du auf der Preisseite.

Wie viele Aktionen sind für einen Workflow erforderlich?

Die Workflows sind sehr unterschiedlich. Im Allgemeinen gilt: Je mehr Blöcke du erstellst, desto mehr Aktionen wirst du verwenden. Einige Blöcke haben zur Folge, dass jedes Mal, wenn sie ausgelöst werden, mehrere Aktionen verwendet werden. Zum Beispiel:

• Benachrichtigungen – für jede benachrichtigte Person wird eine Aktion verwendet
• Senden einer E-Mail – für jede gesendete E-Mail wird eine Aktion verwendet.
• Wiederkehrende Aufgaben – jedes Mal, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, wird eine Aktion verwendet.
  • Zum Beispiel: „In jedem Zeitraum ein Element erstellen.“ Jedes Mal, wenn ein Element erstellt wird, wird eine Aktion verwendet.

Überschreiten von Aktionen

Wenn du dich deiner maximalen Anzahl näherst

Wenn du dein Aktionslimit bald überschreitest, erhält der Administrator eine E-Mail-Warnung, wenn die für den Monat verwendeten Aktionen X % der insgesamt verfügbaren Aktionen betragen.

Wenn du deine Begrenzungen überschreitest

Wenn dein Konto den Punkt erreicht, an dem alle Aktionen deines aktuellen Monats verwendet wurden, wird das Konto für das Bearbeiten oder Hinzufügen neuer Workflow-Blöcke, Automatisierungen und monday Apps gesperrt.

In diesem Fall empfehlen wir, dein Konto upzugraden. Um mehr darüber zu erfahren, welches Paket für dich das richtige ist, lies unseren Artikel zu Automatisierungs- und Integrationspreise.