So greifst du auf Workflows zu

Um auf Workflows zuzugreifen, klicke auf den Button „Workflow-Zentrale“ oben links auf dem Bildschirm, wie unten dargestellt.

Eine weitere Möglichkeit, auf Workflows zuzugreifen, besteht darin, einen Arbeitsbereich zu öffnen, in dem du deinen Workflow implementieren möchtest. Klicke auf das blaue Plus-Symbol und dann im Menü auf „Workflow“.

Aufbau eines neuen Workflows

Sobald du die Workflow-Zentrale geöffnet hast, klicke auf den blauen Button „Workflow hinzufügen“. Anschließend wirst du aufgefordert, deinen neuen Workflow zu benennen. Sobald du auf den blauen Button „Workflow erstellen“ geklickt hast, siehst du ein leeres Canvas.

Nun ist es an der Zeit, mit dem Aufbau deines Workflows zu beginnen! Du kannst die Suchleiste verwenden, um den Trigger zu finden, den du in deinem ersten Baustein verwenden möchtest.

Wenn du deinen ersten Baustein erstellst, öffnet sich das Konfigurationsfenster auf der linken Seite deines Bildschirms, wodurch du den Start deines Workflows individuell anpassen kannst.

Nachdem du deinen ersten Baustein erstellt hast, klicke auf das Plus-Symbol, um einen neuen Baustein zu erstellen. Du hast nun mehrere Optionen:

• Aktion: Diese Bausteine führen eine Aktion aus. Wähle diese Option, wenn du deinen Workflow vom vorherigen Schritt zur nächsten Aktion führen möchtest.
• Wenn/Sonst: Diese Bausteine bewirken eine Prüfung einer Kondition, bevor mit der nächsten Aktion fortgefahren wird.
• Verzögerung: Mit diesen Bausteinen kannst du zwischen den einzelnen Workflow-Schritten für eine bestimmte Zeit pausieren.

Wenn du eine dieser Optionen auswählst, öffnet sich das Konfigurationsfenster auf der rechten Seite. 

Aktionen hinzufügen

Wenn du dich entscheidest, eine Aktion hinzuzufügen, kannst du das Board auswählen, in dem die Aktion ausgeführt werden soll. Die Liste wird automatisch mit Einträgen versehen, wobei diese zunächst aus den kürzlich geöffneten Boards bezogen werden. Außerdem kannst du auch nach spezifischen Boards suchen:

Wenn du dasselbe Board oder Element auswählst, auf das bereits der vorangegangene Baustein Bezug nimmt, kannst du über die Nummer der Bausteins direkt darauf verweisen:

Um die Einrichtung abzuschließen, musst du einen Wert in jedes Feld eintragen:

Wenn du die Einrichtung für einen Baustein später abschließen möchtest, wird der Satz „Einrichtung abschließen“ auf dem Aktionsbaustein angezeigt. Du musst alle Einstellungen vornehmen, bevor du deinen Workflow veröffentlichen kannst. Du kannst deine Arbeit speichern und vor der Veröffentlichung noch einmal bearbeiten.

Bedingungen hinzufügen

Mit Bedingungen kannst du einen flexibleren Workflow erstellen. Du kannst Bedingungen zu jedem Zeitpunkt deines Workflows erstellen. Du kannst sogar Unterbedingungen erstellen.

Solltest du eine Kondition hinzufügen wollen, hast du dafür drei Möglichkeiten. Du kannst den Status, die Person oder das Element als Wert deiner Kondition festlegen:

Anschließend kannst du den Workflow so einrichten, dass er beginnt, sobald die Bedingung erfüllt wurde bzw. nicht erfüllt wurde.

In diesem Fall prüft der Workflow, ob sich ein bestimmtes Element in einer bestimmten Gruppe eines Boards befindet. Im nächsten Schritt wird dann bestimmt, was passiert, wenn sich das Element in der Gruppe befindet („Ja“), bzw. was passiert, wenn es sich nicht in der Gruppe befindet („Nein“).

Sobald du die ersten Bestandteile deiner Kondition eingerichtet hast, könnte diese so aussehen:

Eine Aktion verzögern

Wenn du zwischen den Schritten deines Workflows eine Pause einfügen möchtest, kannst du einen Verzögerungsbaustein hinzufügen. Du kannst die Dauer der Verzögerung und den genauen Zeitpunkt für die Ausführung des nächsten Schritts auswählen. Weitere Informationen zu Verzögerungsbausteinen findest du in diesem Artikel.

Bearbeitung und Veröffentlichung

Um deinen Workflow zu optimieren, musst du wahrscheinlich irgendwann Bausteine bearbeiten und löschen. Du kannst jeden Baustein jederzeit löschen. Die einzige Ausnahme ist der erste Baustein, der den Workflow startet. Du kannst jeden Baustein jederzeit bearbeiten.

Um das Menü eines Bausteins zu öffnen, klicke auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke.

Du kannst auch an jeder beliebigen Stelle in deinem bestehenden Ablauf Bausteine hinzufügen, indem du das Plus-Zeichen verwendest, wie unten dargestellt:

Wenn du mit der Erstellung deines Workflows fertig bist, klicke auf Erstellen.

Nach der Veröffentlichung siehst du in der linken oberen Ecke ein grünes Symbol, das dir anzeigt, dass dein Workflow aktiv ist. Wenn du das Symbol anklickst, kannst du den Workflow pausieren:

Um den Workflow zu bearbeiten, klicke in der rechten oberen Ecke auf den Button „Bearbeiten“:

Während sich dein Workflow im Modus „Bearbeiten“ befindet, kannst du Änderungen vornehmen. Du kannst die Bearbeitungsansicht ohne Speichern der Änderungen verlassen, indem du rechts oben auf „Bearbeitungsansicht verlassen“ klickst. Wenn du deine Änderungen übernehmen möchtest, klicke auf „Aktualisieren“.

Welche anderen Funktionen sind für Workflows verfügbar?

Funktionen anzeigen! Weitere Informationen dazu findest du in diesem Artikel.

• Workflows verzögern
• Abrufen von Elementen aus einem vorherigen Schritt
• Unterelemente integrieren
• Workflows duplizieren
• Beliebigen Spaltenwert ändern
• Board erstellen und duplizieren
• Datum verschieben und Datenbausteine festlegen
• Den auslösenden Benutzer verwenden

Wir würden uns freuen, von dir zu hören! Bitte fülle dieses Formular aus, wenn du eine Idee hast, wie wir unsere Workflows verbessern können. 🙂